¿Qué son las notas en Outlook y cómo se usan?

Microsoft Outlook le permite crear notas adhesivas electrónicas que puede mostrar en Outlook o directamente en su escritorio, permitiéndole obtener todas esas notas adhesivas reales de su escritorio.

Microsoft Outlook le permite crear notas adhesivas electrónicas que puede mostrar en Outlook o directamente en su escritorio, permitiéndole obtener todas esas notas adhesivas reales de su escritorio.

Antes de comenzar, tomemos un momento para recordar que escribir contraseñas en notas Post-It, electrónicas o de otro tipo, es simplemente malo. Hemos escrito mucho sobre la seguridad de las contraseñas a lo largo de los años, así que tómate un momento para elegir un administrador de contraseñas y usarlo. Un día nos lo agradecerás.

Crear una nueva nota

Lo primero que debe hacer es abrir la opción Notas en Outlook. Para ello, vaya a la esquina inferior izquierda de Outlook, haga clic en los tres puntos en la opción de Navegación y luego haga clic en «Notas».

Se abrirá la opción Notas, donde puede agregar, editar y eliminar sus notas.

Para crear una nueva nota, haga clic en «Nueva nota». Esto creará una nueva nota con el tamaño y color predeterminados.

Trabajando con una nota

Las Notas de Outlook parecen simples, pero incluyen mucha funcionalidad en un pequeño cuadrado. Hay seis áreas distintas de su nota.

1. La nota en sí, donde puede escribir su texto.
2. El menú de la nota, con varias opciones que puede realizar en la nota.
3. El «controlador de movimiento», en el que puede hacer clic y usar para arrastrar la nota por la pantalla.
4. La opción de cierre que cierra la nota.
5. El «controlador de cambio de tamaño» en el que puede hacer clic y arrastrar para cambiar el tamaño de la nota.
6. La fecha y hora de la última vez que modificó la nota.

Una cosa que no verá es la opción Guardar. Cuando hace clic en la opción de cierre o incluso hace clic fuera de la nota en otro lugar, la nota se guarda automáticamente para usted y no hay versiones (al igual que un post-it físico).

La primera línea de la nota se convierte en el nombre del archivo (incluso si la primera línea está en blanco), por lo que si desea cambiar el nombre de la nota, deberá volver a escribir la primera línea de texto dentro de ella.

Organizando tus notas

Puede utilizar el hecho de que la primera línea de la nota se convierte en el nombre del archivo para ayudarlo a organizar sus notas haciendo que la primera palabra sea la acción que necesita hacer (por ejemplo, «Tareas pendientes», «Llamar», «Recordatorio» y así). Por defecto, sus notas se muestran en la vista de iconos.

Esto ordena sus notas por la fecha en que fueron modificadas, con las notas que fueron modificadas (o creadas) más recientemente al frente. Si cambia a la vista Lista de notas, puede ver esto más claramente.

Para organizar sus notas por tipo de acción, puede ordenarlas por tema yendo a Ver> Ver configuración.

Hemos cubierto el cambio de la configuración de vista antes, por lo que no veremos los detalles aquí, pero si ha hecho esto para sus carpetas de correo, sabrá que es muy fácil. Una vez que haya cambiado su vista para ordenar por tema, sus diferentes acciones serán más fácilmente visibles.

Clasificar notas por color

También puede cambiar el color de sus notas alterando la categoría. Esto se puede hacer de una de tres maneras:

1. Al seleccionar la nota en la ventana Notas y hacer clic en la opción Inicio> Categorizar.

2. Al hacer clic con el botón derecho en la nota en la ventana Notas y seleccionar «Categorizar» en el menú contextual.

3. Al hacer clic en el menú en la parte superior izquierda de una nota abierta y seleccionar «Categorizar» en el menú.

Seleccione el color que desea que sea su nota. Si no ha usado Categorías antes, verá una opción para cambiar el nombre de la categoría y cambiar el color.

Una vez que haya elegido su categoría, la nota completa coincidirá con el color que eligió, y el ícono cambiará de color en la ventana Nota.

Esta es una manera fácil de rastrear los diferentes tipos de notas que tiene porque no tendrá que leer ni ordenar sus notas para saber qué es cada una.

Agregar notas a su escritorio

OK, eso cubre configurar tus notas y clasificarlas. Veamos cómo agregarlos a su escritorio. La buena noticia es que es tan fácil como abrir una nota y luego minimizar Outlook. Las notas abiertas se pueden arrastrar y colocar donde desee en su escritorio.

Una vez que cierre Outlook, las Notas también se cerrarán, lo que tiene sentido pero no es lo ideal.Sin embargo, cuando los abre de nuevo individualmente desde Outlook, los abre en la misma ubicación en la que los dejó, por lo que una vez que los haya organizado cuidadosamente, permanecerán en el mismo lugar. Y si usted es el tipo de persona que nunca cierra Outlook a menos que reinicie su computadora, de todos modos esto no será un gran problema.

Si desea abrir las Notas pero no Outlook, puede guardar las Notas fuera de Outlook y abrirlas sin abrir la aplicación principal de Outlook. Para hacer esto, haga clic en la opción de menú de la nota y seleccione «Guardar como».

Se abrirá un cuadro de diálogo estándar de Windows para permitirle elegir un lugar para guardar. Vamos a elegir el escritorio.

Cuando abra el mensaje guardado, la nota se abrirá exactamente donde la dejó, sin que la aplicación de Outlook esté abierta. (Técnicamente, la aplicación de Outlook está abierta en segundo plano, pero no puede verla y no recibirá notificaciones). Debido a que es una copia de la nota en Outlook, y no la nota original, cambiarla no lo hará. actualice Outlook, pero está bien si está usando las notas para recordatorios visuales en lugar de un recuento de tareas pendientes.

Enviar notas a otras personas

También puede enviar notas a otras personas. Si tienen Outlook, podrán abrirlos como Notas y usarlos como usted. Para enviar una nota a alguien, haga clic en la opción de menú de la nota y seleccione «Reenviar».

Esto creará un correo electrónico con la nota como archivo adjunto.

Si el destinatario abre la nota adjunta en un programa de correo como Gmail o un cliente como Thunderbird, se tratará como un correo electrónico de texto sin formato, pero si lo abren en Outlook, se tratará como una Nota. Esto lo hace particularmente útil para enviar cosas a colegas en la oficina que usan Outlook, especialmente si su equipo usa Notas.

Las notas no son la parte más llamativa o con más funciones de Outlook, pero si eres un tipo geek de notas post-it, son sencillas y efectivas. Y nunca tendrá que preocuparse de que los limpiadores los eliminen, se queden sin pegajosidad y se caigan, o dejen información visible para cualquiera que pase.

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