¿Qué es Autoarchivar en Outlook y cómo funciona?

Si ha utilizado la herramienta de limpieza del buzón, habrá visto el botón Autoarchivar, pero puede desconfiar de cómo funciona y qué hará. Esto es lo que hace y cómo puede usarlo.

Si ha utilizado la herramienta de limpieza del buzón, habrá visto el botón Autoarchivar, pero puede desconfiar de cómo funciona y qué hará. Esto es lo que hace y cómo puede usarlo.

Al hacer clic en el botón Autoarchivar, el proceso cambiará por todas las carpetas en Outlook y aplicará las reglas de Autoarchivar que haya configurado (no se preocupe, la regla predeterminada de Autoarchivar es no hacer nada, por lo que no puede hacer daño haciendo clic en el botón). Pero si desea mover sus elementos más antiguos a un archivo donde están fuera del camino, AutoArchive es la forma en que automatiza el proceso. Vamos a configurarlo y ejecutarlo.

Cómo activar Autoarchivar

Primero, debe activar Autoarchivar y elegir su configuración. Vaya a Archivo> Opciones> Avanzado y luego haga clic en el botón «Configuración de Autoarchivar».

Mientras la opción «Ejecutar Autoarchivar cada» esté desactivada (que es la predeterminada), Autoarchivar nunca se ejecutará.

Una vez que active la opción «Ejecutar Autoarchivar cada», todas las opciones estarán disponibles.

A diferencia de la Limpieza de carpetas, que tiene una ventana de configuración en Opciones de archivo y luego le permite ejecutar esas configuraciones en cualquier carpeta que desee como tarea manual, la configuración de Autoarchivar que se muestra aquí es la configuración predeterminada. Cada carpeta que tiene activado Autoarchivar puede usar estas configuraciones predeterminadas, o puede usar diferentes configuraciones para diferentes carpetas si lo desea. Veremos cómo hacerlo más adelante, pero por ahora, veamos la configuración predeterminada.

Cómo configurar Autoarchivar

Lo primero que debe notar es que una vez que AutoArchive está activado, se ejecutará cada 14 días. Puede cambiar eso utilizando las flechas hacia arriba y hacia abajo o escribiendo un número, y puede seleccionar cualquier valor de 1 a 60 días. Puede escribir cualquier número de dos dígitos, pero si es más de 60, Outlook mostrará un mensaje de error cuando haga clic en «Aceptar», y tendrá que cambiar el valor antes de poder guardar.

La siguiente opción, “Preguntar antes de que se ejecute Autoarchivar”, le da la opción de hacer que Outlook le muestre un aviso antes de que ocurra Autoarchivar. Este mensaje le permite revisar la configuración o cancelar esta ejecución de Autoarchivar si lo desea.

El resto de la configuración se relaciona con los elementos que se archivarán y lo que sucede durante el proceso de archivo. La primera opción aquí, “Eliminar elementos caducados (solo carpeta de correo electrónico)”, se refiere a correos electrónicos a los que se les ha agregado una fecha de caducidad. Esto no afectará tareas o eventos, incluso si activa AutoArchive para esas carpetas.

El resto de la configuración se aplica a todos los elementos, no solo al correo electrónico. Esto significa eventos de calendario, tareas, notas y entradas de diario.

Suponiendo que deja activada la opción «Archivar o eliminar elementos antiguos», la configuración predeterminada es que Outlook mueva elementos de más de 6 meses a un nuevo archivo .pst separado llamado Archivo (de forma predeterminada) y lo haga visible en el panel de navegación en Outlook para que pueda acceder a los elementos archivados cuando lo desee. Puede cambiar el valor de «Limpiar elementos anteriores a» de 1 día a 60 meses, elegir un archivo .pst diferente para archivar los elementos o elegir «Eliminar elementos antiguos de forma permanente».

Tenga en cuenta que esta eliminación omite la carpeta Elementos eliminados y sus elementos se eliminarán por completo de Outlook. Es posible que aún pueda acceder a él en su servidor de correo, según su configuración, pero no debe confiar en esto. Solo elija esta opción si desea eliminar los elementos para siempre.

Cuando haga clic en «Aceptar», se activará Autoarchivar. Se ejecutará de acuerdo con el valor «Ejecutar archivo automático cada» que haya elegido (cada 14 días de forma predeterminada), a partir de hoy. Entonces, una vez que lo enciende, debe esperar que se ejecute con bastante rapidez. En nuestras pruebas, tardó menos de diez minutos entre encenderlo y recibir el mensaje que nos dice que AutoArchive se ejecutará. Autoarchivar solo se ejecuta de manera predeterminada en algunas carpetas, por lo que si desea que se ejecute en carpetas específicas, o si desea personalizar cómo se ejecuta en diferentes carpetas, siga leyendo.

Cómo activar y personalizar Autoarchivar para diferentes carpetas

Cuando activa Autoarchivar, solo se ejecuta de forma predeterminada en las siguientes carpetas:

  • Elementos enviados
  • Objetos eliminados
  • Calandrar
  • Tareas

Si desea que se ejecute en cualquier otra carpeta, deberá activarlo para cada carpeta (o desactivarlo en cualquiera de esas cuatro carpetas en las que no desea que se ejecute). Para ello, haga clic derecho en la carpeta en el panel de navegación y haga clic en «Propiedades».

También puede acceder a las propiedades de la carpeta seleccionando Carpeta> Propiedades de carpeta en la cinta. (Para carpetas como Calendario y Tareas que no aparecen en el panel de Navegación, esta es la única forma de acceder a las propiedades de la carpeta). También existe la opción de ir directamente a la Configuración de Autoarchivar, que le ahorra un paso una vez que ‘ dentro de las Propiedades de la carpeta.

En la ventana Propiedades de carpeta, haga clic en la pestaña Autoarchivar para acceder a la configuración de esa carpeta.

Para la mayoría de las carpetas, la configuración «No archivar elementos en esta carpeta» estará activada de forma predeterminada. Esto significa que cuando se ejecuta el proceso de Autoarchivar, la carpeta se ignorará y no se archivará ningún elemento. Si desea que se incluya la carpeta, active la opción «Archivar elementos en esta carpeta con la configuración predeterminada».

Alternativamente, si desea que las configuraciones de Autoarchivar para esta carpeta sean diferentes de las predeterminadas, active “Archivar esta carpeta usando estas configuraciones” y modifique las configuraciones según sus preferencias.

Si en algún momento desea devolver todas las carpetas para usar la configuración predeterminada, puede volver a Archivo> Opciones> Avanzado> Configuración de Autoarchivar y hacer clic en el botón «Aplicar esta configuración a todas las carpetas ahora». Eso cambiará todas las carpetas que tengan activada la opción «Archivar esta carpeta usando esta configuración» para tener activada la opción «Archivar elementos en esta carpeta usando la configuración predeterminada».

Una vez que tenga la configuración predeterminada de Autoarchivar, y la configuración por carpeta, configurada de la manera que desee, puede dejar que el proceso funcione silenciosamente en segundo plano, liberando espacio para usted y evitando que sus carpetas se hinchen demasiado.

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