Principiante: cómo mantener, archivar y hacer una copia de seguridad de sus datos en Outlook 2013

Hoy, estamos cubriendo las cosas aburridas de Outlook. Mantenimiento y seguridad, como en, mantener y asegurar su archivo de datos de Outlook 2013, lleno de todos sus datos importantes, haciendo una copia de seguridad y archivándolo.

Hoy, estamos cubriendo las cosas «aburridas» de Outlook. Mantenimiento y seguridad, como en, mantener y asegurar su archivo de datos de Outlook 2013, lleno de todos sus datos importantes, haciendo una copia de seguridad y archivándolo.

A partir de este momento, si ha estado utilizando Outlook para componer y enviar correos electrónicos, y se ha tomado el tiempo para importar sus contactos de correo electrónico a su libreta de direcciones, o el hecho de que incluso está utilizando un Outlook libreta de direcciones, significa que tiene una gran cantidad de datos que necesita protección.

Del mismo modo, es probable que también haya pasado mucho tiempo y trabajo creando sus calendarios, agregando tareas y listas de tareas pendientes, y tal vez incluso tenga un montón de notas que desea guardar.

Todo esto se reduce a asegurarse de que al menos ocasionalmente haga una copia de seguridad de su archivo de datos porque, como cualquiera de nosotros puede dar fe, es bastante frustrante y deprimente perder todos sus datos y tener que comenzar de nuevo.

Panel de control de correo

Para comenzar, echemos un vistazo rápido al panel de control de Correo en Windows.

Como muestra la imagen, tiene acceso a tres áreas clave de su configuración de Outlook. Dicho esto, al hacer clic en los botones «Cuentas de correo electrónico …» o «Archivos de datos …» se abrirá la misma ventana, en sus pestañas correspondientes.

En la siguiente captura de pantalla, vemos la pestaña Correo electrónico, que le permitirá realizar acciones en su (s) cuenta (s) de correo electrónico, como repararlas o cambiarlas. También puede ver dónde se almacenan los datos para cada cuenta.

Si desea afectar estos archivos de datos directamente, deberá hacer clic en la pestaña «Archivos de datos». Hay algunas cosas útiles que puedes hacer aquí.

Por ejemplo, puede hacer clic en el botón «Abrir ubicación de archivo» para ver dónde se encuentran sus archivos de datos. Esto es útil, porque querrá saber dónde están en caso de que necesite escanearlos y repararlos (discutido en la siguiente sección).

Hay otra característica interesante que puede usar desde la ventana Configuración de la cuenta. Si su (s) archivo (s) de datos se ha vuelto enorme y está ocupando toneladas de espacio en disco (algunas personas recolectan gigabytes sobre gigabytes de correo electrónico antiguo), entonces puede comprimirlo.

Haga clic en el botón «Configuración» en la pestaña Archivos de datos y luego haga clic en «Compactar ahora» para reducir el tamaño de su archivo de datos de Outlook.

El panel de control de Correo es una forma confiable de mantener sus archivos y perfiles de datos, pero no es la única forma, y ​​la aplicación de Outlook también le permitirá administrar sus buzones. Le mostraremos estos controles justo después de demostrar cómo reparar sus archivos de datos.

Ejecutando la herramienta de mantenimiento PST

Si no se había dado cuenta hasta ahora, los datos de Outlook se almacenan en un archivo .PST o .OST, y la mayoría de las veces, eso no tiene nada de malo.

Desafortunadamente, a veces sus datos se corrompen, lo que no es lo mismo que decir que es malo o irremediablemente más allá de la recuperación, solo necesita ejecutar la herramienta de reparación de la Bandeja de entrada incluida. La herramienta de reparación de la Bandeja de entrada o «ScanPST» escaneará y reparará su archivo de carpetas personales, validando y corrigiendo cualquier error mientras realiza una copia de seguridad de su archivo corrupto .PST o .OST en caso de que algo salga mal durante la recuperación.

La herramienta ScanPST se puede encontrar en la carpeta de instalación de su Outlook, generalmente C: \ Archivos de programa \ Microsoft Office \ Office15. Cuando lo localice, haga doble clic en la utilidad ScanPST para iniciarlo.

Lo primero que deberá hacer es buscar dónde se encuentran sus archivos .PST o .OST. En la siguiente captura de pantalla, puede ver dónde están ubicados en nuestra computadora. Elegimos uno y hacemos clic en «Abrir».

Si la herramienta ScanPST encuentra algún error, se lo informará y le ofrecerá reparación. Haga clic en el botón titulado para iniciar dicha reparación.

Una vez finalizado, la herramienta ScanPST le informará que su archivo de Outlook ha sido reparado con éxito.

Puede cerrar la herramienta o repetir el proceso en cualquier otro archivo de datos según sea necesario.

Archivar automáticamente sus datos

Terminemos con información importante sobre cómo archivar y hacer una copia de seguridad de sus datos. Lo primero que queremos discutir son sus opciones de Autoarchivar. Para comenzar, haga clic en la pestaña «Archivo» en la cinta de opciones para ver la siguiente pantalla.

Tenga en cuenta de inmediato que puede elegir a qué cuenta desea atender (si corresponde) haciendo clic en el menú desplegable ubicado arriba del botón Agregar cuenta.

Hagamos clic en el botón «Herramientas de limpieza» y luego seleccione «Limpieza del buzón» de las opciones.A continuación se muestran las opciones que verá. Todo aquí está dedicado a recortar la grasa de su bandeja de entrada y archivar mensajes antiguos.

Al hacer clic en el botón «Autoarchivar» significa que Outlook archivará automáticamente cualquier carpeta de correo que se haya configurado como tal. Para configurar sus opciones de autoarchivo, debe hacer clic derecho en una carpeta de correo y seleccionar la pestaña «Autoarchivar».

Aquí vemos una ventana típica de Propiedades de la carpeta de correo. La pestaña Autoarchivar le permitirá ajustar cómo se autoarchiva la carpeta. Tenga en cuenta que en esta captura de pantalla, tenemos la carpeta configurada para Autoarchivar según su propio horario y acciones.

También puede asignar la carpeta para autoarchivar de acuerdo con la configuración general predeterminada de autoarchivar de Outlook. Si configura la carpeta con la configuración predeterminada y luego hace clic en «Configuración de archivo predeterminada …» verá el siguiente cuadro de diálogo (porque son «predeterminados», los cambios que establezca aquí se aplicarán a cada carpeta configurada para el archivo automático predeterminado).

No olvide que también puede encontrar esta configuración abriendo las Opciones y haciendo clic en el encabezado «Avanzado».

Pasemos ahora a archivar manualmente sus datos.

Archivar manualmente sus datos

Simplemente, si no desea utilizar el archivo automático, o si desea facilitar un procedimiento de archivo por su cuenta, vuelva a las Herramientas de limpieza que se encuentran en la pantalla Información de la cuenta, haga clic y seleccione «Archivar» para abrir el siguiente cuadro de diálogo.

Es bastante fácil, simplemente desea elegir la carpeta que desea archivar, seleccionar la fecha para sus elementos de archivo y luego elegir una carpeta en la que desea guardar su archivo. ¡Eso es todo!

Copia de seguridad y restauración de su archivo de datos de Outlook

Hacer una copia de seguridad de su (s) archivo (s) de datos de Outlook es tan fácil como copiar sus archivos .OST o .PST a otro disco duro, servidor en la nube, memoria USB o algún otro medio de almacenamiento. ¿Recuerdas cómo ubicar tus archivos de datos?

Abra el panel de control de Correo y haga clic en el botón «Archivos de datos». Haga clic en «Abrir ubicación de archivo …» y luego puede hacer una copia de seguridad de sus archivos de datos.

En una nota al margen, podría reubicar permanentemente sus archivos de datos a una ubicación en la nube, como una carpeta OneDrive o Dropbox, asegurando así que sus datos de Outlook siempre estén respaldados técnicamente.

Para restaurar el archivo de datos respaldado, regresemos a la pestaña Archivo y seleccione «Abrir archivo de datos de Outlook».

En la siguiente captura de pantalla, el Explorador de archivos se abre automáticamente en nuestros archivos, pero obviamente puede navegar a donde se encuentren sus archivos de datos.

Seleccione el archivo que desea y haga clic en «Abrir» para que pueda acceder a los datos guardados en el archivo. Una vez restaurado, podrá navegar y ver elementos como lo haría normalmente.

Si ya no necesita acceder a su archivo de datos respaldado, puede hacer clic derecho en la carpeta superior y seleccionar la opción de cierre.

Hacer copias de seguridad y restaurar archivos de datos es en gran medida una actividad manual, pero si configura sus carpetas para autoarchivar con frecuencia y se archivan en una ubicación como una carpeta en la nube, entonces tiene un poco de seguridad allí.

Sin embargo, la mejor manera de garantizar que no pierda ningún dato es hacer una copia de seguridad de sus archivos de datos de manera rutinaria. ¿Tienes algo que quieras agregar? Por favor, háganos saber en nuestro foro de discusión. Como siempre, esperamos sus comentarios.

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