Principiante: cómo crear y administrar tareas en Outlook 2013

Si usted es una de esas personas que tiene una pizarra o un bloc de notas con una lista de tareas en constante evolución, o su escritorio y monitores están adornados con Post-its ® que le recuerdan eventos importantes, entonces Este es el artículo para ti.

Si usted es una de esas personas que tiene una pizarra o un bloc de notas con una lista de tareas en constante evolución, o su escritorio y monitores están adornados con Post-its ® que le recuerdan eventos importantes, entonces Este es el artículo para ti.

Outlook le permitirá hacer listas de tareas que consisten en tareas, que puede hacer todo tipo de cosas, como establecer fechas de vencimiento, recordatorios, categorías y más. El objetivo es crear una lista de tareas más activa con la que puedas interactuar y que te mantenga honesto.

Trabajando en la vista Tareas

Hemos estado discutiendo las diversas complejidades de Outlook 2013 recientemente, por lo que si es nuevo, le recomendamos que lea nuestra introducción.

De lo contrario, abra Outlook hasta la vista Tareas y eche un vistazo. A primera vista, notará que está bastante vacío y estéril. Esto se debe a que todavía tenemos que llenarlo con la multitud de cosas que necesitamos hacer y hacer recados para ejecutar.

Veamos y le mostramos cómo usar Tareas como un profesional y organizar aún más su vida con Outlook. Con un poco de tiempo y trabajo, tendrá un conjunto completo de tareas, que puede configurar para recordarle cuándo vencen, ¡o incluso puede asignarlas a otra persona!

Agregar tareas

Para comenzar, querrás agregar tareas. Notarás que hay un panel de carpetas familiar en el lado izquierdo. Puede agregar nuevas carpetas a esta vista, organizando efectivamente sus tareas en categorías. Incluso puede crear un nuevo grupo de carpetas para poder volver a separar sus tareas entre su vida profesional y personal, si es necesario.

Para comenzar, notará que hay un grupo de carpetas de tareas llamado Mis tareas y dos carpetas de subtareas: Lista de tareas y Tareas. Si hacemos clic con el botón derecho en la carpeta superior, podemos crear un «Nuevo grupo de carpetas» que llamaremos Tareas de trabajo.

Puede agregar una tarea rápida haciendo clic en “Haga clic aquí para agregar una nueva tarea” o puede hacer clic en “Nueva tarea” en la cinta de Inicio. Consulte la siguiente tarea sin título, a la que puede aplicar una serie de opciones, mostrar la tarea, sus detalles y administrarla.

Completemos nuestra tarea un poco con algunos detalles básicos y luego haga clic en «Guardar y cerrar». Puede elegir su fecha de inicio, fecha de finalización (si corresponde), el estado, la prioridad y el porcentaje de finalización. También puede marcar la casilla «Recordatorio» y hacer que Outlook le avise cuando su tarea se vence.

Ver, modificar y actualizar tareas

Después de crear algunas tareas, podemos verlas en nuestra lista de tareas. Puede hacer algunos ajustes básicos aquí, como cambiar la fecha de vencimiento o asignar una categoría, pero si realmente desea ver y editar, debe hacer doble clic para abrirla.

Aquí está nuestra tarea una vez más. Podemos hacer cambios, como el estado o la prioridad, o podemos hacer clic en el botón «Detalles».

Si hay otros detalles asociados con la tarea, puede completarlos aquí. Si bien esto puede no ser pertinente para la mayoría de las personas, si trata con contratistas o consultores independientes, este es un gran lugar para realizar un seguimiento de cuánto le están costando aproximadamente.

Hay algunas otras cosas que podemos mencionar antes de pasar a las recurrencias. Mientras estás husmeando en la interfaz de la tarea, toma un momento para notar que puedes eliminar o reenviar la tarea si decides que no vale la pena seguirla o si necesitas información de alguien más sobre ella, respectivamente.

También puede administrar la tarea, como marcarla como completa, asignarla y enviar un informe de estado. Hablaremos más sobre eso en breve. Por ahora, veamos brevemente cómo configurar tareas recurrentes.

Trabajando con tareas recurrentes

Crear una tarea periódica es lo mismo que crear una cita periódica o una reunión periódica. El cuadro de diálogo que ve cuando hace clic en el botón «Recurrencia» probablemente le resulte bastante familiar.

Así que aquí está nuestra tarea «hablar sobre cosas de trabajo», que se repite todas las semanas los miércoles, sin un final a la vista. Tenga en cuenta también que, incluso si no completa la tarea para cuando la tarea se repite, se generará otra.

Puede anular esto seleccionando la opción «regenerar nueva tarea», que en lugar de repetirse automáticamente en x día, no regenerará la tarea hasta que la actual esté marcada como completa.

Asignación de una tarea a otra persona

Tenemos nuestra «charla sobre cosas de trabajo». tarea configurada, ¡ahora solo tenemos que empeñarla en otra persona! Haga clic en el botón «Asignar tarea» en la sección Administrar tarea de la cinta de opciones.

Esto abrirá la tarea como un correo electrónico, que luego puede dirigir a otros. En este caso, simplemente asignaremos la tarea de hablar sobre cosas de trabajo a otra persona, por lo que se la enviaremos por correo electrónico.

Si desea escribir la dirección en el campo «Para», puede, o puede extraer el nombre de la suerte de su libreta de direcciones. ¿No tiene una libreta de direcciones configurada? Lea sobre cómo crear y administrar contactos, incluido cómo importar sus contactos desde Gmail directamente a Outlook.

Ese destinatario recibirá un correo electrónico con la opción de «Aceptar» o «Rechazar». No queremos molestar al jefe, así que seguiremos adelante y aceptaremos la tarea. Además, hablar de cosas de trabajo nunca es una mala idea.

Finalmente, si los poderes fácticos quieren saber el progreso (o falta de él) en su tarea asignada actualmente. Puede enviarles un informe de estado.

En general, es más probable que el usuario promedio de Outlook en el hogar use las tareas como un medio para hacer recados o hacer tareas domésticas, pero es útil conocer el rango completo de sus habilidades para realizar tareas. Pasemos ahora al resto de la cinta Inicio y hablemos sobre lo que puede hacer para administrar la tarea desde allí.

Administrar tareas y ordenar por vista

Durante el transcurso de su semana, se realizarán algunas tareas y otras no. Los que complete, puede marcarlos como completos y olvidarse de ellos. Pero los que no lleguen tendrán que ser gestionados de alguna manera o simplemente tendrá una lista cada vez mayor de tareas pendientes.

Hay algunas formas de administrarlos. Veamos esa área de la cinta de opciones y luego le mostraremos cómo aprovechar al máximo estas herramientas.

Al hacer clic en el botón «Eliminar de la lista» lo marcará como completo y lo eliminará de la lista. Si Outlook encuentra un problema, como si la tarea es recurrente o está incompleta, le preguntará qué desea hacer al respecto.

También puede trabajar directamente con las tareas que ve en su lista de tareas. Mira la siguiente captura de pantalla para más detalles. Verá que simplemente puede hacer clic en el icono de la bandera para marcarlo como completo o puede hacer clic con el botón derecho para ver sus opciones de seguimiento.

Verá aquí en la siguiente captura de pantalla, que nuestra tarea «sentarse a mirar el fútbol con los pies en alto» debe presentarse mañana, pero también la marcamos para el seguimiento la próxima semana. La creación de una tarea de seguimiento básicamente la duplica por el tiempo que mejor le convenga para completarla. En este caso, podríamos marcar la tarea de mañana como completa o eliminarla, pero esa tarea duplicada aún se vencerá la próxima semana.

Tenga en cuenta que puede hacer un seguimiento de las tareas desde uno de los cinco intervalos preestablecidos, o puede crear un seguimiento personalizado.

Finalmente, cambiar su vista puede ayudar a cortar una gran cantidad de tareas. Si no se muestra en la cinta de opciones, puede hacer clic en el botón «Cambiar vista» y verá estas opciones.

Así es como se vería una lista simple. La vista no discrimina entre estados de finalización o categorías, ni nada más. Simplemente presenta todas sus tareas pasadas, presentes y futuras en una vista simple.

Por otro lado, si clasificamos nuestra visión por tareas activas, vemos que las cosas se reducen mucho para nosotros.

¡Recuerde siempre cambiar su vista de tareas para ordenarlas u ocultarlas rápidamente para obtener el máximo potencial de productividad!

Opciones de tareas

Por último, conozcamos o nos familiaricemos con las opciones de tareas. Las opciones de tarea le permitirán cambiar la configuración y alterar su comportamiento y apariencia. Puede acceder a ellos desde el menú Archivo, haciendo clic en «Opciones -> Tareas».

Puede establecer opciones para recordatorios en tareas con fechas de vencimiento, colores de tareas vencidos y completados, horas de trabajo y otros ajustes simples. Ahora, si desea que las tareas vencidas sean de color azul brillante o desea recordatorios predeterminados al final del día en lugar de comenzar, puede hacer los cambios aquí.

Como puede ver, Outlook se revela como una aplicación muy completa, ¡y aún no hemos hablado aún sobre calendario y notas! Esperamos que pueda usar Tareas para acelerar sus habilidades de organización un par de puntos. Son realmente fáciles de configurar y asignar, y es bueno tener esos recordatorios y ver cómo todas las cosas en su lista se marcan lentamente.

Mientras tanto, estamos interesados ​​en saber de usted. ¿Tiene alguna pregunta o comentario que le gustaría dejar con nosotros? Visite nuestro foro de discusión y dispare.

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