Principiante: cómo crear, administrar y compartir calendarios en Outlook 2013

A menos que viva una vida libre de responsabilidades, el sol probablemente salga y se establezca en su calendario diario. Si no sabe lo que sucede a diario, puede encontrarse rápidamente perdido en un laberinto de citas perdidas y reuniones sorpresa.

A menos que viva una vida libre de responsabilidades, el sol probablemente salga y se establezca en su calendario diario. Si no sabe lo que sucede a diario, puede encontrarse rápidamente perdido en un laberinto de citas perdidas y reuniones sorpresa.

Hablemos de los calendarios de Outlook porque fuera del correo electrónico, (tal vez incluso más a veces), ser organizado y productivo depende de la capacidad de administrar eventos y hacer cosas. Una de las cosas que Outlook hace con gran aplomo, quizás mejor que la mayoría de las otras aplicaciones, es el calendario. Las funciones de calendario de Outlook son insuperables cuando se trata de crear, modificar y compartir eventos.

Este artículo se centrará principalmente en las cosas simples. Le mostraremos cómo crear y administrar sus calendarios, agregar citas, reuniones y también compartirlas con otros en su libreta de direcciones para facilitar la colaboración. Para cuando hayamos terminado, mostraremos cómo, más allá de usar Outlook para lo básico como correo electrónico o contactos y libretas de direcciones, puede incorporar el calendario a su vida ocupada y mejorar su hogar u oficina pequeña.

Conceptos básicos del calendario

Siempre que use Outlook, tendrá sus capacidades de calendario a su disposición. Incluso si no tiene una cuenta de correo electrónico configurada, puede usar Outlook para el resto de sus funciones. Sin embargo, el calendario funciona mejor si puede aprovechar sus capacidades de colaboración, por lo que usar una cuenta de correo electrónico le garantiza que puede enviar invitaciones a reuniones y recibir notificaciones de los asistentes.

De todos modos, aquí está su calendario diario básico, es decir, el calendario predeterminado asociado con su perfil de Outlook predeterminado. Esta es la vista mensual, pero puede usar las funciones en la pestaña Organizar para cambiar la vista.

Por ejemplo, a continuación se muestra la vista de la semana laboral (frente a la vista de toda la semana). Es muy simple, con el clima (puede configurarlo en su ciudad) y un cuadro de búsqueda. Si tiene reuniones o citas, las verá aquí, y puede saltar a la semana anterior o siguiente haciendo clic en los botones «Cita anterior» o «Cita siguiente», respectivamente, a lo largo de los bordes del calendario.

Avancemos un poco y centrémonos en cómo cambiar la disposición de su calendario para adaptarlo mejor a sus necesidades específicas o particulares.

Flexionando el músculo de tu calendario

Puede hacer bastante para cambiar la disposición y la apariencia de su calendario. Si revisa la pestaña Ver a continuación, verá una gran variedad de estilos que puede emplear para un calendario que se adapte a sus necesidades organizacionales.

Echa un vistazo al siguiente calendario. Hemos realizado algunos cambios menores en su apariencia. Por un lado, puede cambiar el color, que es un toque sutil pero agradable.

La pestaña Vista le permite agregar varias otras vistas para acentuar el modo en el que se encuentra. Por ejemplo, está la barra Tareas pendientes, que le permite agregar calendarios, personas y tareas a la columna de la derecha (ver arriba). Esta barra de tareas pendientes se puede personalizar según el modo en el que se encuentre, por lo que incluso si tiene las tareas y el calendario habilitados, como en la captura de pantalla anterior, si cambia a su bandeja de entrada, deberá volver a habilitar -Do Bar.

Es una buena idea jugar con la pestaña Ver en cada modo porque no todos serán exactamente iguales. Por ejemplo, el Panel de lectura no es muy útil en la vista de calendario, pero definitivamente es una gran adición a su bandeja de entrada.

Del mismo modo, consulte una vista de calendario diaria con la Vista de tareas diarias habilitada. Puede ver aquí su calendario diario con sus tareas debidas a continuación.

Hablaremos mucho más sobre las tareas en un próximo artículo, pero ahora centrémonos en todo lo que desee saber sobre citas y reuniones.

Agregar citas y reuniones

Veamos cómo programar citas y reuniones. En el siguiente ejemplo, estamos organizando una fiesta de pizza. El tema, por supuesto, es la naturaleza de la cita, y aunque una fiesta de pizza no es necesariamente una «cita», se entiende la idea. A continuación, puede agregar otros detalles, como el lugar donde se llevará a cabo la fiesta de pizza y sus horarios de inicio y finalización.

Hay mucho espacio (técnicamente ilimitado) para agregar notas, instrucciones o indicaciones al evento. Por supuesto, no es una gran fiesta si no tienes otras personas allí. Por lo tanto, tendremos que invitar a algunos asistentes. Una vez que invita a las personas, ya no se considera una cita. En cambio, Outlook lo cambia a una reunión. En la siguiente captura de pantalla, vemos nuestra nueva cita convertida en reunión.

Puede escribir los nombres a mano o hacer clic en el botón «Para» para agregar asistentes desde su libreta de direcciones. Si aún no ha configurado una libreta de direcciones, podemos decirle cómo agregar y administrar contactos, así como importar contactos de otras fuentes, como Gmail.

Puede ir directamente al chase y simplemente hacer clic en «Nueva reunión» en la pestaña Inicio de la cinta de opciones. Cuando invita a los asistentes, tiene la opción de solicitar más opciones de respuesta.

Si solicita una respuesta (en lugar de simplemente correr la voz y dejarla así), los invitados tendrán la oportunidad de confirmar su asistencia. Tenga en cuenta que esto funciona de maravilla con un producto de Microsoft, como una cuenta de correo electrónico de Outlook.com, donde se le dan opciones de respuesta directamente en el mensaje.

En Gmail, podrá actuar sobre una invitación de la misma manera. Independientemente de cómo responda, se enviará al organizador del evento y se agregará automáticamente a su Outlook.

Ahora que tenemos claras las citas y las reuniones, pasaremos a modificarlas y cancelarlas porque el cambio es inevitable y, a veces, nuestros mejores planes fracasan.

Modificación o cancelación de reuniones y seguimiento de respuestas

Ha surgido algo, y necesitamos trasladar nuestra fiesta de pizza al sábado por la noche. Esto no es un problema para nosotros, pero ¿qué pasa con nuestros asistentes? Bueno, sus planes dependen totalmente de ellos, pero Outlook al menos hace que sea fácil alertarlos de los cambios.

Para modificar una reunión y alertar a sus asistentes, primero abra el evento desde su calendario de Outlook y realice los cambios que necesita. En este caso, solo vamos a retrasar la reunión un día. Tenga en cuenta que puede hacer clic en «Enviar actualización» y sus invitados serán actualizados sobre el cambio.

En este punto, si algún asistente había aceptado previamente su invitación, deberá volver a aceptarla.

Ahora puede ser un buen momento para mostrar cómo realizar un seguimiento del progreso de su reunión. Haga clic en el botón «Seguimiento» y desde aquí podrá ver el progreso de su reunión. En este momento, solo un invitado ha aceptado, así que quizás este sábado no sea un buen momento.

Uh oh, de nuevo algo acaba de surgir y tenemos que cancelar la reunión. Simplemente haga clic en el botón «Cancelar reunión». Su invitación ahora cambiará y obtendrá un botón «Enviar cancelación» para hacer clic y enviar las malas noticias.

Es tan fácil como eso, sus invitados anteriores recibirán un correo electrónico actualizado y el evento se eliminará de su calendario de Outlook.

Eventos

Con sus citas convertidas en reuniones ingresadas y guardadas, lo verá en su calendario. Cuando pasa el cursor sobre él, verá los detalles pertinentes. En este punto, si todo está bien, puede dejarlo y pasar a otras cosas.

Sin embargo, si desea cambiarlo o eliminarlo, puede abrirlo haciendo doble clic en él o utilizando la acción adecuada en la cinta de opciones, que aquí es el botón «Abrir».

También puede acceder a muchos de los mismos controles de cinta desde el menú contextual del botón derecho.

Con su reunión o cita abierta, tenga en cuenta la pestaña Opciones, que le permitirá modificar algunos cambios, como cambiar su estado (Ocupado, Provisional, Fuera de la oficina, etc.), establecer un recordatorio, cambiar la zona horaria y finalmente configurar el evento como uno recurrente.

Los eventos recurrentes son comunes, como una reunión semanal o un evento de ganancias trimestrales, o simplemente almorzar con un amigo, por lo que es bueno saber cómo configurarlos. Como puede ver en la captura de pantalla, esto debería ser bastante fácil de resolver. Puede establecer la hora de la cita, el patrón y, por supuesto, el rango o la duración de la recurrencia.

Como puede ver en la siguiente imagen, hemos configurado un evento recurrente para cada lunes a la 1:00 p.m., que continuará indefinidamente.

Es importante recordar que, si bien las reuniones y las citas tienen varias diferencias clave, aún se ven y pueden modificarse de la misma manera, por lo que todas las opciones que vea para las citas serán las mismas para las reuniones.

Adjuntar un archivo o documento a un elemento del calendario

Imaginemos que ha concertado una cita, como llevar a su mascota al veterinario o cambiarle el aceite, y en cualquier caso, tiene un documento o imagen que desea adjuntar para que no lo olvide.

En el siguiente ejemplo, finalmente estamos cambiando nuestro aceite, y tenemos un cupón para ello.Puede imprimir el cupón e intentar recordarlo de antemano, o simplemente puede adjuntarlo a la cita para que cuando Outlook se lo recuerde, el cupón esté allí para que pueda imprimirlo mientras lo piensa.

Para hacer esto, desea hacer clic en «Adjuntar archivo» y luego buscar la ubicación donde está guardado. Puede insertar el archivo como está, pegarlo en línea como texto o insertar la ubicación del archivo como un hipervínculo. En este caso, solo vamos a adjuntar el PDF tal como está.

Por supuesto, esta será una característica muy útil si necesita compartir documentos para una reunión de negocios, enviar materiales de estudio a los estudiantes o cuando la situación requiera información complementaria.

Administrar y compartir calendarios

Administrar calendarios le permitirá lograr dos cosas. Puede abrir calendarios de varias fuentes, y puede crear y guardar grupos de calendario.

Si hace clic en el botón «Abrir calendario», puede crear un calendario desde varias fuentes, incluso desde Internet, o puede crear un calendario en blanco. Una ventaja de crear un calendario en blanco es que puede mantener su trabajo y su vida familiar separados.

En la siguiente captura de pantalla, verá que se han creado varios calendarios, y también hemos creado un grupo especial para el trabajo. En realidad, puede arrastrar eventos de un calendario a otro; puede ver cómo tenemos una entrada para una reunión semanal en los dos calendarios que hemos seleccionado para mostrar.

Ser capaz de arrastrar eventos a través de calendarios significa que si ha dedicado tiempo a agregar una cita o reunión, si luego decide que debe estar en un calendario diferente, no necesita volver a crear los eventos.

Finalmente, puede compartir calendarios, lo que debería ser bastante evidente, aunque es la capacidad de enviar un calendario por correo electrónico. Cubrimos esto brevemente en un artículo anterior, esta es simplemente otra forma de lograrlo. Aquí, en la siguiente captura de pantalla, puede ver qué sucede cuando usa esta opción.

Puede especificar qué calendario comparte, el intervalo de fechas (desde un solo día hasta el calendario completo), el nivel de detalles para compartir (disponibilidad simple, detalles limitados y completos), y luego hay algunas opciones avanzadas que puede usar.

Compartir de esta manera significa que puede difundir su información de calendario de manera rápida, fácil y sin problemas con otros usuarios de Outlook, así como integrar los calendarios que se le envían.

Opciones de calendario

Hay varias opciones de calendario para ordenar (aunque no tantas como con el correo electrónico). La mayoría de estas opciones están destinadas a configurar el calendario para que funcione de manera más efectiva con sus necesidades profesionales y personales.

Por ejemplo, puede cambiar sus horas de trabajo y semana laboral, agregar días festivos, cambiar la zona horaria, establecer el color predeterminado e incluso elegir entre Fahrenheit y Celsius. Ábrete camino a tu gusto y prueba lo que mejor te funcione.

Las funciones de calendario en Outlook son de primera categoría y si trabaja en una organización con un servidor central de Exchange, es probable que esté familiarizado con cómo puede colaborar en calendarios compartidos, ver eventos y más. Todo esto funciona a la perfección dentro de su propia instalación local de Outlook para mayor potencia y conveniencia.

En casa, es bueno tener un calendario con tantas funciones en el mismo programa. No es necesario cambiar de una aplicación de correo electrónico a una aplicación de calendario, puede programar eventos e invitar rápidamente a los participantes con solo unos pocos clics del botón del mouse y mucho más.

Pero, eso es suficiente hablando de nosotros. ¿Por qué no tenemos noticias tuyas ahora? Háganos saber sus pensamientos o preste sus comentarios en nuestro foro de discusión.

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