Cómo redactar y enviar correos electrónicos en Outlook 2013

Outlook es bastante sinónimo de correo electrónico. Por lo tanto, más allá de todas sus otras características, debe asegurarse de saber cómo usarlo con el correo electrónico de la manera más efectiva posible.

Outlook es bastante sinónimo de correo electrónico. Por lo tanto, más allá de todas sus otras características, debe asegurarse de saber cómo usarlo con el correo electrónico de la manera más efectiva posible.

Hemos estado cubriendo el uso de aspectos de Outlook durante algún tiempo y los veteranos de Office ya conocerán todo esto, pero los nuevos usuarios, como aquellos que necesitan saber cómo usar Outlook en una configuración de oficina, pueden tener que saber cómo usar Outlook diariamente. Dicho esto, es una aplicación de correo electrónico multifacética y madura que los usuarios de Windows deberían tener en su caja de herramientas.

Dado que hay tanto que aprender, tenemos poco tiempo que perder, así que comencemos de inmediato con la forma de redactar y enviar mensajes, así como un desglose de todas las opciones que puede ajustar para hacer de Outlook una experiencia más útil y agradable. .

Redactar y enviar un mensaje rápidamente

Si desea o necesita comprender los conceptos básicos de Outlook, hemos escrito una práctica guía para principiantes. Le recomendamos que lo lea si Outlook es completamente nuevo para usted.

De lo contrario, desde la bandeja de entrada de Outlook, puede hacer clic en el botón «Nuevo correo electrónico» o usar «CTRL + N».

La nueva ventana de mensaje resultante debería ser bastante sencilla. Si alguna vez usó Microsoft Word o un programa de edición de texto similar, las funciones de Texto básico sin duda le resultarán familiares.

En este punto, debe especificar a quién está enviando su mensaje, redactar su mensaje y hacer clic en el botón «Enviar». Eso está muy bien si solo está redactando un mensaje único y luego ha terminado, pero hay más que eso.

Una actualización de contactos

Cuando redacta un nuevo correo electrónico, lo primero que probablemente hará es ingresar a su destinatario o destinatarios. Puede hacer esto simplemente escribiendo sus direcciones de correo electrónico o puede hacer clic en «Para …» y elegir los nombres de su libreta de direcciones.

Recuerde, si desea elegir rápidamente dos o más direcciones simultáneamente, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada nombre que desee seleccionar, luego elija sus opciones de direccionamiento: Para y CC (o CCO). Cuando haya seleccionado todos sus destinatarios, haga clic en «Aceptar».

Si aún no tiene una libreta de direcciones, lo tenemos cubierto. Puede importar sus contactos a Outlook desde su Gmail o un servicio de correo electrónico similar.

Cambiar la dirección de respuesta

Supongamos que tiene más de una cuenta de correo electrónico asociada con Outlook. ¿Cómo envías correos electrónicos desde tus otras cuentas?

Notarás que en el botón «De» hay una pequeña flecha. Haga clic en ese botón y verá sus otras cuentas en una lista desplegable para que pueda elegir otra cuenta de correo electrónico.

Alternativamente, puede usar una cuenta de correo electrónico que no esté asociada con Outlook, como si está usando la computadora de otra persona o está usando su computadora en el trabajo y desea enrutar las respuestas a su cuenta personal.

Si haces esto, ten en cuenta un par de cosas. Primero, cualquier mensaje que envíe se copiará en la carpeta Correo enviado, así que no envíe nada personal a menos que tenga la intención de eliminarlo y vaciar la Papelera. Además, si envía un mensaje de su trabajo, probablemente lo almacenarán en su servidor de correo.

Firmas y Papelería

Es posible que ya esté familiarizado con el concepto de firmas, o incluso puede usarlas usted mismo. Básicamente, las firmas son fragmentos de texto precompuestos especiales que puede agregar a cada mensaje. Estos pueden ser sus datos de contacto, información vital sobre un producto o evento que está promocionando, o simplemente una cita profunda que realmente le gusta.

En este ejemplo, vamos a adjuntar una firma que detalla futuros planes de vacaciones. Adjuntaremos esta firma a todos los correos electrónicos que se originen en nuestra cuenta de trabajo, pero no a las respuestas y reenvíos.

De aquí en adelante, hasta que elimine la firma con esta configuración, su advertencia de vacaciones aparecerá cada vez que redacte un nuevo mensaje de correo electrónico.

¿Estacionario?

Las firmas son bastante fáciles de entender, pero ¿qué pasa con estacionaria? Mientras esté allí, sigamos y discutamos. Al igual que con las firmas, es probable que haya visto el correo electrónico estacionario de una forma u otra, pero básicamente funciona así: dado que está enviando correo electrónico como HTML, estacionario simplemente le permite asignar fondos, diferentes estilos de fuente y color a su mensajes

Ves aquí cómo funciona esto. Seleccionamos el tema «Osos» de la lista, que nos da un fondo con ositos de peluche que lo adornan.

Por supuesto, si está en el trabajo, es posible que desee abstenerse de enviar mensajes con ositos de peluche y demás, pero si desea que sus mensajes realmente se destaquen, puede usar la función estacionaria para crear resultados realmente atractivos.

Responder y reenviar mensajes

Responder y reenviar mensajes es simple y probablemente ya haya notado las herramientas de respuesta en la cinta de opciones.

Usted ve la respuesta, responde a todos (use con precaución) y las opciones de reenvío, que se explican por sí mismas, pero ¿qué hay de las otras opciones?

Si hace clic en «Reunión», puede solicitar una reunión cuando responda; Echa un vistazo a todas las opciones que obtienes cuando haces esto.

Vamos a cubrir las reuniones con mayor detalle en un próximo artículo donde discutiremos los poderes de calendario de Outlook.

Configuración de opciones de respuesta y reenvío

Vamos a abrir las opciones de respuesta y reenvío para un vistazo rápido. Hay varias formas en que puede cambiar la apariencia de los mensajes originales cuando responde o reenvía, o si se incluye como un archivo adjunto o no.

También puede configurar cómo se abren las respuestas y los reenvíos, y si sus comentarios están precedidos por su nombre.

El resto de las opciones de correo de Outlook

Hay muchas otras cosas que suceden en las opciones de Correo, por lo que antes de dejarlo hoy, queremos pasar un tiempo hablando de ellas.

Aquí hay algunas cosas básicas como las opciones del editor para cambiar la forma en que redacta los mensajes, las opciones de ortografía y autocorrección, y las opciones de firma y estacionarias, que ya mencionamos.

Muchas de estas opciones se abren a subopciones. Por ejemplo, si hace clic en «Opciones del editor …», descubrirá una gran cantidad de casillas de verificación adicionales (divididas en dos categorías, Prueba y Avanzado) para avanzar.

Al desplazarse hacia abajo, hay opciones de llegada de mensajes para seleccionar cómo Outlook le avisa cuando los mensajes llegan a su bandeja de entrada.

Además de cómo Outlook marca los elementos como leídos cuando usa el panel de lectura.

Puede decidir con qué frecuencia los mensajes se guardan automáticamente, dónde se guardan, etc.

Cuando envías mensajes, ¿qué pasa? Con las opciones de «Enviar mensajes», seleccione los niveles de importancia y sensibilidad predeterminados, la verificación automática de nombres y muchos otros ajustes pequeños pero distintos que puede hacer a su experiencia de usuario.

Si está interesado en rastrear mensajes, también hay formas de hacer ajustes a eso. Por ejemplo, es aquí donde puede activar los recibos de lectura, que le envían una notificación cada vez que alguien lee su correo electrónico.

Finalmente, encontramos algunas opciones para cambiar el formato de sus mensajes, que probablemente nunca use.

Las otras opciones tienen algunas características útiles, como mostrar opciones de pegado (posiblemente molesto) y si mostrar enlaces siguientes y anteriores en los encabezados de los mensajes al leer varios mensajes en su bandeja de entrada (probablemente útil).

También hay opciones para configurar cómo el programa realiza la limpieza de la conversación, pero cubriremos ese y otros aspectos de la administración del correo de Outlook en un próximo artículo.

El correo electrónico es una parte tan integral de Outlook, no es de extrañar que haya muchas formas de configurarlo. No hace falta decir que, a medida que aprenda a usar Outlook, en ocasiones volverá a las opciones para cambiar ciertos aspectos de cómo se formatea y se comporta el correo electrónico.

No hemos terminado de explorar Outlook, todavía tenemos mucho que mostrarle, como las formas en que manejará el envío y la recepción de archivos adjuntos, calendario, tareas y mucho, mucho más. Sin embargo, por el momento, nos gustaría saber más de usted, así que tómese un momento para enviarnos una nota rápida en nuestro foro de discusión.

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