Cómo nunca perder archivos almacenados en Dropbox y otros servicios de sincronización de archivos

Dropbox, Google Drive, OneDrive, iCloud Drive y otros servicios de sincronización de archivos son convenientes, pero también sincronizan eliminaciones y cambios. A menudo puede recuperar archivos borrados o deshacer cambios, pero no deberían ser su único método de copia de seguridad.

Dropbox, Google Drive, OneDrive, iCloud Drive y otros servicios de sincronización de archivos son convenientes, pero también sincronizan eliminaciones y cambios. A menudo puede recuperar archivos borrados o deshacer cambios, pero no deberían ser su único método de copia de seguridad.

La mayoría de los servicios de almacenamiento en la nube ofrecen una forma de recuperar archivos a través de la web y muchos le permiten deshacer cambios en sus archivos y recuperar versiones anteriores. Pero solo conservan estos archivos antiguos durante tanto tiempo.

Las eliminaciones y los cambios se sincronizan al instante

Cuando utiliza un servicio como Dropbox para almacenar sus archivos importantes, una «copia maestra» de sus archivos se almacena en los servidores del servicio. Cada vez que elimina o modifica archivos, el programa sincroniza sus cambios con el servidor, y esos cambios se sincronizan en sus otras computadoras.

Hasta aquí todo bien. Pero esto significa que, si elimina accidentalmente un archivo, se elimina instantáneamente de sus otras computadoras. Si modifica un archivo, se cambia en todas sus otras computadoras. Si su computadora se infecta con malware y ese malware manipula sus archivos, las versiones manipuladas se sincronizarán con sus otras computadoras. Si el programa de sincronización tiene un error y elimina accidentalmente algunos archivos, también se eliminarán en sus otras computadoras.

La copia de sus archivos en los servidores remotos califica como una copia de seguridad externa, y ayudarán a proteger sus archivos si todo su hardware está dañado o es robado. Pero los cambios ocurren instantáneamente, y los archivos antiguos solo se guardan durante un tiempo prolongado.

Hay formas de recuperar esos archivos eliminados y volver a las copias antiguas de sus archivos, pero son limitados.

Cuánto tiempo puede recuperar los archivos eliminados

Cuando elimina archivos de un servicio de almacenamiento en la nube, se envían a la Papelera de reciclaje (en Windows) o a la Papelera (en una Mac). Esa es la buena noticia: si su cliente de sincronización de archivos decide eliminar algunos archivos, estarán en su computadora, listos para ser recuperados.

Pero puede terminar vaciando su Papelera de reciclaje o Papelera sin darse cuenta. En este caso, deberá recuperarlos del sitio web del servicio de almacenamiento en la nube.

Dropbox solo mantiene los archivos eliminados durante 30 días, por lo que tendrá que notar que el archivo se eliminó y recuperarlo antes de eso. Los suscriptores profesionales con «Historial de versiones extendidas» pueden recuperar archivos hasta por un año.

Otros servicios son más generosos. Parece que Google Drive nunca elimina automáticamente los archivos eliminados de la papelera. OneDrive elimina archivos después de un año, pero comenzará a eliminar automáticamente los archivos más antiguos después de tres días si la Papelera de reciclaje se llena.

ICloud Drive de Apple no ofrece ninguna forma de recuperar un archivo eliminado, ni siquiera una papelera o papelera de reciclaje. Solo depende de que tengas copias de seguridad locales de Time Machine.

Cuánto tiempo puede revertir archivos modificados

Los servicios de almacenamiento en la nube también mantienen versiones anteriores de archivos. Si usted, o un programa en su computadora, modifica estos archivos, puede recuperarlos volviendo a una versión anterior del archivo. También puede hacerlo desde el sitio web del servicio: haga clic con el botón derecho en un archivo y seleccione la opción adecuada para ver una lista de versiones anteriores de los archivos que puede usar.

Al igual que con una papelera o papelera de reciclaje, el problema es que los servicios no mantendrán estas versiones antiguas para siempre. Ocupan espacio, después de todo.

Dropbox solo guarda instantáneas de versiones anteriores de sus archivos durante 30 días. Necesitará la función paga «Historial de versiones extendidas» para obtener versiones anteriores que duren más. Google Drive también mantiene versiones anteriores de sus archivos durante 30 días.

OneDrive de Microsoft solo ofrece esto para documentos de Office, y iCloud Drive de Apple no lo ofrece en absoluto. Ambos dependen de que tengas copias de seguridad locales.

Realice copias de seguridad locales regulares para mantener sus archivos seguros

La solución real aquí, una que garantizará que siempre tenga una copia de respaldo de cualquier archivo importante que pueda eliminar o modificar accidentalmente, incluso si el servicio de almacenamiento en la nube que elija no lo es, también es crear copias de respaldo locales.

No necesitas nada elegante o complicado. Simplemente conecte un disco duro externo una vez por semana más o menos y ejecute la herramienta de respaldo de su sistema operativo. En Windows 7, esa es la copia de seguridad de Windows. En Windows 8, 8.1 o 10, ese es el Historial de archivos: si está utilizando el Historial de archivos, asegúrese de que también esté haciendo una copia de seguridad de su carpeta de almacenamiento en la nube. En una Mac, es Time Machine. Mientras sincronice el contenido de su almacenamiento en la nube con su PC, la herramienta de copia de seguridad hará una copia de esos archivos y los almacenará en la unidad de copia de seguridad.

Es posible que nunca tenga que tocar estas copias de seguridad si nuestro servicio de almacenamiento en la nube nunca tiene problemas, pero agradecerá la copia de seguridad adicional si alguna vez la necesita.Si almacena archivos importantes en el almacenamiento en la nube, asegúrese de tener una copia de seguridad local, por si acaso.

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