Cómo insertar rápidamente bloques de texto en Microsoft Word con Autotexto

Todos tenemos algunos fragmentos grandes de texto que tenemos que escribir regularmente, como su dirección, nombres largos o frases, o incluso tablas e imágenes que usa con frecuencia.

Todos tenemos algunos fragmentos grandes de texto que tenemos que escribir regularmente, como su dirección, nombres largos o frases, o incluso tablas e imágenes que usa con frecuencia. La función de Autotexto en Word le permite almacenar estos fragmentos de texto e insertarlos rápidamente con unas pocas teclas, para que pueda perder menos tiempo escribiendo.

La característica de Autotexto ha sido parte de Office durante mucho tiempo, pero ahora es parte de Quick Parts, que se agregó a Office 2007. Además de las entradas de Autotexto, la característica de Quick Parts le permite insertar propiedades de documento (como título y autor ) y campos (como fechas y números de página). Las entradas Quick Parts y AutoText también se conocen como «Building Blocks» y Word viene con muchos building blocks predefinidos. También puede agregar tantos bloques de construcción personalizados como desee.

NOTA: Anteriormente hemos escrito sobre cómo hacer referencia al texto de otros documentos en Word para que pueda insertar contenido reutilizable en otros documentos que se actualizarán automáticamente. El truco discutido en ese artículo es similar a usar una entrada de Autotexto. Sin embargo, una vez que se inserta el contenido utilizando una entrada de Autotexto, ese contenido NO se actualizará automáticamente cuando cambie la entrada de Autotexto.

Existe otro software, como el PhraseExpress gratuito para Windows, que realiza una tarea similar en todo el sistema. Eso es genial porque funciona en todas las aplicaciones, no solo en Word, sino que el Autotexto tiene algunas ventajas propias, a saber, tiene más opciones de formato (especialmente las específicas de Word) que PhraseExpress, y está disponible donde sea que esté Word. Por lo tanto, si no puede instalar programas de terceros en su computadora de trabajo, por ejemplo, aún puede usar AutoText.

Solo puede almacenar entradas de Autotexto en plantillas, no en los propios documentos. Por defecto, las nuevas entradas de Autotexto se almacenan en la plantilla Normal.dotm. Esto limita la disponibilidad de sus entradas de Autotexto solo a su máquina, a menos que comparta su plantilla Normal.dotm con otras máquinas. Puede agregar entradas de Autotexto a plantillas personalizadas, pero existen limitaciones con esto que discutiremos más adelante en este artículo.

Cómo crear una nueva entrada de texto automático

Para comenzar, cree un nuevo documento de Word e ingrese el contenido (texto, imágenes, tablas, etc.) que desea agregar como entrada de Autotexto. Luego, resalte el contenido y haga clic en la pestaña «Insertar».

Si desea que el texto de la entrada de Autotexto se almacene con el formato de párrafo para todos los párrafos de la entrada, incluido el último párrafo, asegúrese de que la marca de párrafo al final del último párrafo esté incluida en su selección. La marca de párrafo almacena el formato para el párrafo. Cuando no selecciona la marca de párrafo al final del párrafo, ese párrafo toma el estilo de párrafo del texto circundante cuando lo inserta. Si no ve la marca de párrafo al final de cada párrafo, puede elegir mostrarlos en las opciones. Cualquier formato de caracteres que haya aplicado a su contenido de Autotexto se almacena automáticamente en la entrada de Autotexto.

En la sección «Texto», haga clic en el botón «Explorar partes rápidas» y mueva el mouse sobre «Texto automático» en el menú desplegable. Luego, seleccione «Guardar selección en la galería de texto automático» en el submenú.

NOTA: Puede observar la opción «Guardar selección en la galería de piezas rápidas» disponible directamente en el menú «Piezas rápidas». Esta opción agrega el texto seleccionado como una entrada de “Partes rápidas”, no como una entrada de “Texto automático”. Las entradas “Partes rápidas” y “Texto automático” son bloques de construcción. Puede agregar la entrada de esa manera, pero vamos a discutir agregarla como entrada de Autotexto.

Aparece el cuadro de diálogo «Crear nuevo bloque de creación». Ingrese un nombre para la entrada de Autotexto en el cuadro de edición «Nombre».

Recomendamos que los nombres de sus entradas de Autotexto sean lo suficientemente diferentes para que solo tenga que escribir algunos caracteres del nombre para insertar cada entrada en un documento. Si varias entradas de Autotexto tienen nombres que son muy similares, tendrá que escribir suficiente nombre para que Word sepa qué entrada desea insertar.

También puede cambiar la categoría para esta entrada. La lista desplegable «Categoría» proporciona una opción «Crear nueva categoría» que le permite agregar esta entrada de Autotexto a una categoría personalizada. También puede cambiar la «Galería» en la que se crea la entrada.

La lista desplegable «Opciones» le permite especificar cómo se inserta la entrada en el documento. Si está insertando un pequeño fragmento de texto, como el nombre de una empresa, seleccione «Insertar solo contenido» que inserta el contenido de la entrada en línea en el cursor. También puede insertar el contenido como su propio párrafo o en su propia página (perfecto para crear portadas estándar).

Acepte la configuración predeterminada para la lista desplegable «Guardar en». Esto guardará la entrada de Autotexto en su plantilla Normal.

Una vez que haya configurado su nueva entrada de Autotexto, haga clic en «Aceptar».

Cuando cierra el último documento de Word que ha abierto, puede aparecer el siguiente cuadro de diálogo que le pregunta si desea guardar los cambios realizados en la plantilla Normal.dotm, si activó la opción para que se le solicite que guarde la plantilla Normal. Para guardar su entrada de Autotexto en la plantilla «Normal.dotm», haga clic en «Guardar».

Cómo insertar una entrada de texto automático en un documento

Ahora que hemos creado una nueva entrada de Autotexto, insértela en un documento. Cree un nuevo documento de Word o abra uno existente. Haga clic en la pestaña «Insertar» nuevamente y mueva el mouse sobre «Texto automático» en el menú desplegable. Notará que la entrada de Autotexto que agregó está disponible directamente en el submenú «Autotexto». Selecciónelo para insertar el contenido en esa entrada.

También puede insertar una entrada de texto automático simplemente comenzando a escribir el nombre de la entrada de texto automático. Aparece una pequeña ventana emergente con el nombre de la entrada de texto automático coincidente y las instrucciones que le indican que presione «Intro» para insertar. Presione «Enter» para insertar toda la entrada de Autotexto en su documento. También puede presionar «F3».

Se inserta el contenido de la entrada de Autotexto, completo con los saltos de línea y el formato originales.

Para que sea más rápido y fácil insertar entradas de Autotexto, puede agregar el botón «Autotexto» a la Barra de herramientas de acceso rápido.

Cómo activar «Mostrar sugerencias de Autocompletar»

Si no ve la sugerencia de Autocompletar cuando escribe su nombre de entrada de Autotexto, es posible que tenga que activar la opción «Mostrar sugerencias de Autocompletar».

Para activar «Mostrar sugerencias de Autocompletar», abra un documento de Word existente o cree uno nuevo y haga clic en la pestaña «Archivo».

En la pantalla de backstage, haga clic en «Opciones» en la lista de opciones a la izquierda.

Haga clic en «Avanzado» en la lista de elementos en el lado izquierdo del cuadro de diálogo «Opciones de Word».

En la sección «Opciones de edición», haga clic en la casilla de verificación «Mostrar sugerencias de Autocompletar» para que haya una marca de verificación en la casilla.

Ahora, ahora podrá presionar «Enter» después de escribir parte del nombre de una entrada de Autotexto para insertarla.

Cómo editar el contenido de una entrada de texto automático existente

Supongamos que se mudó a una nueva casa y necesita cambiar su dirección en su entrada de Autotexto. Eso es fácil de hacer. Simplemente escriba la entrada como lo desee en un nuevo documento de Word, selecciónela y luego acceda al submenú «Autotexto» como ya comentamos anteriormente. Seleccione la opción «Guardar selección en la galería de texto automático» en el submenú debajo de cualquier entrada de texto automático existente.

Ingrese el mismo nombre que la entrada de Autotexto existente en el cuadro de edición «Nombre» y haga clic en «Aceptar».

Aparece un cuadro de diálogo de confirmación. Haga clic en «Sí» para reemplazar la entrada de Autotexto anterior por la nueva.

Ahora, puede insertar la entrada de Autotexto actualizada en cualquier documento de Word nuevo o existente como lo hizo antes.

NOTA: Recuerde, cambiar una entrada de Autotexto NO cambia el contenido de esa entrada en ningún documento existente donde ya la haya insertado. El contenido revisado de la entrada de Autotexto solo se usa cuando se inserta la entrada en cualquier momento después de cambiarla.

Cómo editar las propiedades de una entrada de texto automático existente

Además de editar el contenido de una entrada de Autotexto, también puede cambiar las propiedades de la entrada, como la plantilla en la que está almacenada, la categoría, etc.

Para hacer esto, cree un nuevo documento de Word o abra uno existente. Haga clic en la pestaña «Insertar» y luego haga clic en el botón «Explorar partes rápidas» en la sección «Texto». Seleccione «Organizador de bloques de construcción» en el menú desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo «Organizador de Building Blocks». Aparece una lista de todos los «bloques de construcción», que muestra el «Nombre» de cada uno y en qué «Galería», «Categoría» y «Plantilla» se encuentran. Están ordenados alfabéticamente según la «Galería». Nuestra nueva entrada «Dirección» aparece en la parte superior porque está en la galería «Texto automático». Haga clic en la entrada para seleccionarla. Se muestra una vista previa de la entrada en el lado derecho del cuadro de diálogo.

Después de seleccionar la entrada «Dirección», haga clic en «Editar propiedades» debajo de la lista de «bloques de construcción».

Se muestra el mismo cuadro de diálogo que cuando creó la entrada de Autotexto; sin embargo, ahora se llama «Modificar Building Block». Vamos a cambiar la «Opción» a «Insertar contenido en su propio párrafo, por lo que la dirección siempre se inserta comenzando en una línea separada, incluso si el cursor está al final de otra línea. Haga clic en «Aceptar» una vez que haya realizado el cambio.

Aparece nuevamente un cuadro de diálogo de confirmación que confirma que desea reemplazar la entrada de Autotexto con la revisada. Haga clic en «Sí».

Cómo eliminar una entrada de texto automático

Si descubre que ya no necesita una entrada de Autotexto, puede eliminarla de la colección de bloques de construcción. Para eliminar una entrada de Autotexto, abra el cuadro de diálogo «Organizador de Building Blocks», como se describe en la última sección. Seleccione la entrada de texto automático que desea eliminar y haga clic en «Eliminar» debajo de la lista de «bloques de construcción».

Aparece un cuadro de diálogo de confirmación que le pregunta si está seguro de que desea eliminar el bloque de creación seleccionado, en este caso, una entrada de Autotexto. Haga clic en «Sí» para eliminar la entrada. Volverá al cuadro de diálogo «Organizador de Building Blocks». Haga clic en «Cerrar» para cerrarlo y volver a su documento.

El Autotexto parece tener una peculiaridad cuando se usa una plantilla personalizada. Probamos agregar entradas de Autotexto a una plantilla personalizada, pero cuando creamos un nuevo documento basado en esa plantilla, la entrada de Autotexto no estaba disponible. Sin embargo, cuando creamos un nuevo documento basado en la plantilla Normal y luego adjuntamos la plantilla personalizada a ese documento, la entrada de Autotexto estaba disponible. Por lo tanto, si desea guardar entradas de Autotexto en su propia plantilla personalizada, asegúrese de adjuntar la plantilla a sus documentos después de crearlos; de lo contrario, sus entradas de Autotexto no estarán disponibles. Si descubre lo contrario, háganos saber en los comentarios.

Las versiones anteriores de Word (2003 y anteriores) le permitían copiar entradas de Autotexto de una plantilla a otra. Sin embargo, a partir de Word 2007, esa funcionalidad se eliminó.

Rate article
labsfabs.com
Add a comment