Cómo guardar correos electrónicos (y otros elementos) como archivos en Microsoft Outlook

Puede guardar sus correos electrónicos, contactos y citas de Outlook como archivos individuales. Guardar estos elementos puede ayudarlo a acceder a ellos más rápida y fácilmente más adelante.

Puede guardar sus correos electrónicos, contactos y citas de Outlook como archivos individuales. Guardar estos elementos puede ayudarlo a acceder a ellos más rápida y fácilmente más adelante. Es una forma conveniente de hacer una copia de seguridad o compartir ciertos mensajes, o simplemente hacerlos fácilmente accesibles.

Cómo guardar un mensaje de correo electrónico como un archivo

Primero, echemos un vistazo a cómo guardar mensajes como archivos en Outlook. Esto puede ser útil si desea una copia de seguridad del correo electrónico en su computadora (o para copiarla en otra computadora), o si desea usar el mensaje como plantilla para futuros mensajes más adelante.

Comience abriendo el mensaje que desea guardar. En la ventana de correo electrónico, haga clic en el menú «Archivo» en la cinta de opciones.

Seleccione el comando «Guardar como».

En el menú «Guardar como», navegue hasta la ubicación donde desea guardar el archivo y luego escriba un nombre para el archivo. De manera predeterminada, Outlook lo nombra con la línea de asunto del mensaje, pero puede cambiarlo a lo que desee.

También puede guardar un mensaje como diferentes tipos de archivos utilizando el menú desplegable «Guardar como tipo». El valor predeterminado es el formato de mensaje de Outlook. Si elige eso, puede hacer doble clic en el archivo para abrirlo nuevamente en Outlook. Pero, también hay algunas otras opciones entre las que puede elegir:

  • Solo texto : cuando guarda su mensaje como un archivo de solo texto, solo está guardando las palabras, no el formato o las imágenes.
  • Plantilla de Outlook : Guardar su mensaje como una Plantilla de Outlook significa que puede aplicar el formato a futuros correos electrónicos. Cuando abre el archivo, Outlook crea un nuevo mensaje con el contenido del archivo que luego puede abordar y enviar en su camino.
  • HTML : Guardar su mensaje como un documento HTML significa que está guardando su correo electrónico para verlo en una página web. Podrá abrir el mensaje en cualquier navegador web.
  • MHT : un archivo MHT es un archivo de página web. Al igual que un archivo HTML, está diseñado para verse en un navegador web. A diferencia de un archivo MHT, un archivo HTML guarda todo el texto, código, imágenes y otros medios en un solo archivo.

Cuando haya terminado, haga clic en el botón «Guardar».

Y su mensaje ahora se guarda como un archivo.

Cómo guardar un mensaje de correo electrónico como PDF

También puede guardar su correo electrónico como PDF utilizando la impresora PDF integrada de Office de Microsoft. Guardar como PDF es una excelente manera de guardar una copia de seguridad de un mensaje que podrá leer con el formato adecuado.

En la ventana del mensaje, haga clic en el menú «Archivo» en la cinta de opciones.

Haga clic en el comando «Imprimir».

Haga clic en el menú desplegable «Impresora» y luego elija la opción «Microsoft Print to PDF».

Tenga en cuenta que si tiene otra aplicación de creación de PDF instalada en su computadora (o si está usando macOS), las opciones aquí pueden ser diferentes. Por ejemplo, si tiene instalado Adobe, es probable que vea la opción «Adobe PDF». Eso funcionará igual de bien.

A continuación, haga clic en el botón «Imprimir».

En la ventana «Guardar PDF como» que se abre, seleccione dónde desea guardar su PDF, escriba un nombre de archivo y luego haga clic en el botón «Guardar».

Ahora ha guardado su correo electrónico como PDF.

Y tenga en cuenta que, dado que solo está imprimiendo en un motor de representación de PDF, ese mismo truco funciona exactamente de la misma manera para guardar cualquier elemento en Outlook (contactos, citas, etc.) en PDF.

Cómo guardar un contacto como archivo

También puede guardar contactos como archivos con Outlook. Funciona casi igual que guardar mensajes, y puede ser útil para hacer una copia de seguridad de contactos individuales o moverlos a una nueva computadora. Los contactos también se guardan como archivos Vcard (CVF), un formato utilizado por muchas otras aplicaciones que funcionan con contactos. Esto también facilita la transferencia de un contacto a otra aplicación o el envío de la información de un contacto a otra persona para que pueda importarlo a cualquier aplicación que utilicen.

Desde la ventana de contacto, haga clic en «Archivo» en la cinta principal.

Haga clic en el comando «Guardar como».

En la ventana «Guardar como», navegue hasta donde desea guardar el archivo de contacto y cambie el nombre si lo desea.

Al igual que con los mensajes, puede elegir algunos formatos de archivo diferentes aquí en el menú desplegable «Guardar como tipo»:

  • Solo texto : cuando guarda su contacto como un archivo de solo texto, solo está guardando las palabras, no el formato o las imágenes.
  • Formato de texto enriquecido : Guardar su contacto como un archivo de texto enriquecido significa que puede guardar varios tipos diferentes de formato, como negrita y cursiva, junto con imágenes, en su archivo. Este formato puede ser útil si tiene una foto con su tarjeta de contacto.
  • Formato de mensaje de Outlook : cuando guarde su contacto en el formato de mensaje de Outlook, puede abrirlo en Outlook (incluso en otra computadora) y funcionará como cualquier otro contacto de Outlook. Pero entonces, se comportará de la misma manera si lo guarda en el formato VCF predeterminado, por lo que no hay mucha ventaja aquí.

Cuando haya terminado, haga clic en el botón «Guardar».

Ahora ha guardado su contacto como un archivo.

Cómo guardar una cita (o todo su calendario) como un archivo

Y al igual que con otros elementos de Outlook, también puede guardar sus citas como archivos. Si bien no es tan útil hacer una copia de seguridad de las copias guardadas de citas individuales, Outlook admite el estándar vCalendar, lo que significa que puede guardar una cita, enviarla a otra persona y luego pueden importarla a una aplicación compatible diferente.

Abra la cita que desea guardar. En la ventana de citas, haga clic en el menú «Archivo» en la cinta de opciones.

Haga clic en el comando «Guardar como».

Navegue hasta donde desea guardar el archivo de la cita y luego asígnele un nombre.

Al igual que con los mensajes y contactos, puede elegir algunos formatos de archivo diferentes aquí en el menú desplegable «Guardar como tipo»:

  • Solo texto : cuando guarda su cita como un archivo de solo texto, solo está guardando las palabras, no ningún formato o imágenes.
  • Plantilla de Outlook : Guardar su cita como una Plantilla de Outlook significa que puede aplicar el formato a futuros calendarios o citas de calendario.
  • Formato de mensaje de Outlook : cuando guarde su cita en el formato de mensaje de Outlook, puede volver a abrirla en Outlook, incluso en otra computadora.
  • HTML : Guardar su mensaje como un documento HTML significa que está guardando su cita para verla en una página web.
  • MHT : un archivo MHT es un archivo de página web. Al igual que un archivo HTML, está diseñado para verse en un navegador web. A diferencia de un archivo MHT, un archivo HTML guarda todo el texto, código, imágenes y otros medios en un solo archivo.
  • Formato iCalendar: iCalendar es otro estándar de calendario que le permite transferir información de calendario a diferentes aplicaciones de calendario.

Seleccione si desea guardar una sola cita o todo su calendario. Guardar todo su calendario guardará todos los datos en su calendario actual de Outlook.

Cuando haya terminado, haga clic en el botón «Guardar».

Y ahora ha guardado con éxito su cita o calendario.

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