Cómo eliminar la información personal oculta que Microsoft Office agrega a sus documentos

Microsoft Office guarda metadatos ocultos en sus documentos de Office, incluido cuánto tiempo ha estado trabajando en ellos, el nombre de todos los que han trabajado en el documento, cuándo se creó el documento e incluso versiones anteriores del documento.

Microsoft Office guarda metadatos ocultos en sus documentos de Office, incluido cuánto tiempo ha estado trabajando en ellos, el nombre de todos los que han trabajado en el documento, cuándo se creó el documento e incluso versiones anteriores del documento.

Antes de publicar documentos de Office públicamente o enviárselos a alguien, probablemente desee verificar qué información oculta contiene el documento y eliminar los datos confidenciales. Estos metadatos pueden infringir su privacidad o ser potencialmente vergonzoso.

Ver y eliminar datos ocultos

En Office 2013 u Office 2010, haga clic en el menú Archivo, haga clic en Información y la herramienta Inspeccionar documento estará al frente y al centro, informándole sobre la información potencialmente confidencial que contiene el documento. Esta información es más obvia que en versiones anteriores de Office, pero aún así es fácil pasarla por alto si no sabe que Office agrega estos datos confidenciales a sus documentos.

En Office 2007, haga clic en el botón de orbe de Office en la cinta de opciones, seleccione Preparar y haga clic en Inspeccionar documento.

Para ver los metadatos ocultos en el documento, haga clic en el botón Buscar problemas, haga clic en Inspeccionar documento y elija los tipos de metadatos para los que desea examinar el documento. Puede dejar todas las opciones seleccionadas para examinar el documento para todos los tipos de metadatos.

Haga clic en Inspeccionar y Office examinará el documento en busca de metadatos. Haga clic en el botón Eliminar todo junto a un tipo de metadatos para eliminarlo.

Tenga en cuenta que no podrá recuperar la mayoría de estos metadatos después de eliminarlos. Por este motivo, Microsoft recomienda crear una nueva copia del documento (use la función Guardar como) antes de eliminar los metadatos y publicar el documento. Luego tendrá una copia del documento con los metadatos. Por supuesto, si no desea estos metadatos, puede eliminarlos sin preocuparse por conservar una copia.

¿Qué tipo de metadatos guarda Office?

Office guarda las propiedades del documento, incluidos detalles como el autor, el asunto, el título, la fecha en que creó un documento, la última vez que lo modificó y cuánto tiempo pasó trabajando en el documento. Estas propiedades también contendrán el nombre de cualquier plantilla que haya utilizado al crear el documento, los encabezados de correo electrónico y otra información relacionada. Esto puede ser embarazoso; por ejemplo, puede enviar un informe de TPS a su jefe y decirle que pasó todo el día trabajando solo en él. Pero los metadatos podrían revelar que solo trabajó en el informe TPS durante unos minutos, colaboró ​​con otras personas y que utilizó una plantilla llamada «Plantilla de informe TPS inútil» al crearlo. Peor aún, hay otras implicaciones de privacidad aquí: es posible que desee publicar un documento en la web sin su nombre asociado, pero su nombre aparecerá en las propiedades del documento de forma predeterminada.

También se pueden incluir encabezados, pies de página, marcas de agua y texto formateados como texto oculto, pero no aparecerán si hace una lectura superficial del documento. La herramienta le indica si su documento contiene esta información.

Si colaboró ​​con otras personas mientras escribía el documento, contendrá aún más datos. Los metadatos mostrarán los nombres de todas las personas que trabajaron en el documento, así como cualquier comentario, marca de revisión, anotaciones en tinta y versiones anteriores del documento. Si publica un documento en el que trabajó, probablemente desee eliminar todos estos datos en lugar de compartirlos.

Cómo evitar que Office guarde metadatos

Desafortunadamente, tendrá que usar la herramienta Inspector de documentos para eliminar datos confidenciales de cada documento individual antes de publicarlo o compartirlo con alguien. No hay una forma integrada de eliminar esta información de varios documentos a la vez, ni hay una configuración de toda la oficina para evitar que Office aplique estos datos a los documentos.

Sin embargo, puede hacer que Office elimine automáticamente los metadatos cada vez que guarde un archivo. Debe aplicar esta configuración a cada documento que utilice: es una configuración específica del documento, no una configuración de todo el sistema.

Para evitar que Office guarde metadatos junto con sus documentos, haga clic en el menú Archivo, haga clic en Opciones y seleccione la categoría Centro de confianza. Haga clic en el botón Configuración del Centro de confianza y seleccione Opciones de privacidad. Active la opción «Eliminar información personal de las propiedades del archivo al guardar». Si aparece atenuado, haga clic en el botón Inspector de documentos a continuación, ejecute el Inspector de documentos y elimine toda la información personal del documento. Debería poder hacer clic en la casilla de verificación.

Recuerde, tendrá que cambiar esta opción para cada documento por separado.

Esta información puede ser útil, y parte de ella es incluso crucial para la colaboración o para que las corporaciones hagan un seguimiento de quién trabajó en un documento. Pero cuando llegue el momento de publicar el documento, probablemente desee eliminar estos metadatos.

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