Cómo crear y administrar contactos en Outlook 2013

Outlook no sirve de mucho si no tienes contactos. Claro, puede ingresar direcciones de correo electrónico a medida que avanza, pero eso lleva mucho tiempo y es propenso a errores.

Outlook no sirve de mucho si no tienes contactos. Claro, puede ingresar direcciones de correo electrónico a medida que avanza, pero eso lleva mucho tiempo y es propenso a errores. Es mejor tener sus contactos ya en Outlook, para que pueda enviar un mensaje rápido con solo unos pocos clics.

En un artículo reciente, discutimos cómo comenzar a usar Outlook, y hoy queremos extender eso para incluir el trabajo con contactos. Sus contactos serán el centro de su experiencia de Outlook, aquellos con quienes se corresponda y cómo use la aplicación.

Como es de esperar, puede hacer una gran cantidad de administración de contactos con Outlook, y tener una libreta de direcciones configurada antes de comenzar a usarla tiene mucho sentido.

Crear una libreta de direcciones

Para comenzar a administrar sus contactos, lo primero que desea hacer es abrir el modo Personas para que pueda ponerse a trabajar. Existen bastantes formas de agregar contactos a su libreta de direcciones. Al principio, es probable que importe su libreta de direcciones de otra fuente como su correo web u otro programa de correo electrónico.

Tenga en cuenta que para cada cuenta de correo electrónico que tenga, tendrá una libreta de direcciones. En esta situación particular, tenemos una libreta de direcciones local para nuestro archivo de datos de Outlook local, y tenemos otra asociada con nuestra cuenta de correo electrónico.

En cualquier caso, veamos lo básico para que si no tiene una libreta de direcciones para importar, pueda comenzar a agregar contactos manualmente. En la siguiente captura de pantalla vemos una parte de nuestra nueva libreta de direcciones, que está completamente vacía, por ahora.

Para comenzar, simplemente haga clic en el botón «Nuevo contacto» y se abrirá una nueva ventana de contacto. Lo primero que puede llamarte la atención es lo ocupado que parece, pero no temas, si miras más allá de las muchas funciones de la cinta de opciones, verás que es un formulario de contactos bastante estándar y corriente.

Vayamos al grano y hagamos un contacto para How-To Geek completando los valores apropiados. También puede agregar una imagen, que es innecesaria, pero que sigue siendo un buen toque para la libreta de direcciones aburrida y aburrida.

Una vez que haya terminado de ingresar su contacto o contactos, debe hacer clic en «Guardar y cerrar» o puede hacer clic en «Guardar y nuevo» para generar otro contacto. Vamos a hacer eso. Tenemos la opción de crear un contacto completamente nuevo o un nuevo contacto para la misma compañía.

En este caso, elegiremos este último para ahorrar tiempo al escribir, después de lo cual haremos clic en «Guardar y cerrar» para revelar nuestras nuevas entradas en la libreta de direcciones.

No está mal, ya tenemos dos contactos que podemos enviar por correo electrónico pero, hombre, esto lleva mucho tiempo. Sería mucho más fácil si pudiéramos mover la información de contacto de otra fuente a Outlook.

Si utiliza un servicio de correo web u otro, es muy probable que sus contactos estén allí y deberán importarse a Outlook. Si desea ingresar a cada contacto uno por uno, entonces puede hacerlo, pero le recomendamos que importe su lista de contactos principal, ya sea de Thunderbird, Gmail u otro servicio de correo electrónico.

Importación y exportación de registros de contacto

Independientemente de si usa Gmail o Yahoo Mail !, o si tiene una cuenta de correo electrónico de 1997 que ha mantenido y mantenido cuidadosamente, contactos y todo, inevitablemente puede necesitar poner contactos en sus contactos de Outlook en masa.

Para hacer esto, puede exportar contactos desde otra fuente y luego importarlos a Outlook. Normalmente, esto se logra fácilmente simplemente accediendo a la configuración u opciones desde su cuenta de correo electrónico o cliente y luego eligiendo la opción de exportar contactos.

Normalmente, entonces, todo lo que necesita hacer es importarlos a Outlook. Este es un proceso bastante sencillo, y será similar en la mayoría de las aplicaciones de correo electrónico. Le recomendamos que lea nuestro artículo, que explica cómo exportar e importar contactos a Outlook, y viceversa.

vCard? ¿Qué es una vCard?

Es posible que haya escuchado vCards (archivo de tarjeta virtual o .VCF), tal vez incluso haya recibido uno o use uno. Las vCards son un formato de tarjeta de presentación electrónica estándar que puede intercambiar con otros, como a través de una firma de correo electrónico o un archivo adjunto.

De todos modos, hay varias formas en que puede manejar vCards en Outlook. El escenario más probable es donde podría necesitar importar un contacto o exportarlo a una vCard. How-To Geek tiene una descripción completa de este proceso, que lo pondrá rápidamente al día sobre eso.

A veces, puede tener muchas vCards almacenadas en un solo archivo vCard. Sin embargo, si intenta convertir este archivo, solo se importará la primera vCard del archivo. Para superar esta limitación, primero debe convertir a.CSV y luego importarlo a Outlook. Le recomendamos que lea este artículo para obtener una descripción completa de ese proceso.

Finalmente, puede exportar todos sus contactos a vCards individuales o una única vCard maestra, como se describe en el párrafo anterior. Una vez más, tenemos un pequeño tutorial sobre cómo hacer esto, por lo que debe estar al tanto de cómo hacer que vCards entre y salga de Outlook con relativa facilidad.

Crear y administrar grupos de contactos

Analicemos los grupos ahora, ya que ser capaz de enviar rápidamente un mensaje a un grupo selecto de almas asegura que no se olvide de incluir a nadie y le evita escribir cada nombre en el campo Para:

Para configurar un grupo de contactos, haga clic en «Nuevo grupo de contactos» en la cinta de opciones.

Una vez abierto, primero tendrá que decidir cómo desea llamar a su grupo (aquí llamamos nuestro «CES 2015») y luego haga clic en «Agregar miembros» y seleccione «Desde contactos de Outlook». También puede crear un nuevo contacto sobre la marcha o elegir otra libreta de direcciones, como si quisiera incluir personas del directorio de su empresa.

De la lista, seleccionamos a los miembros de nuestro grupo. Recuerde, puede seleccionar miembros manteniendo presionada la tecla «CTRL» y haciendo clic izquierdo en cada miembro. De todos modos, cada vez que desee agregar nuevos miembros, seleccione el nombre o nombres y haga clic en el botón «Miembros ->», que los agregará al grupo.

Cuando haya terminado, haga clic en «Aceptar».

Volverá a la pantalla de administración del grupo, donde puede revisar los miembros de su nuevo grupo y realizar otros cambios. Por ejemplo, puede reenviar el grupo como un contacto de Vcard o Outlook, agregar notas sobre el grupo, enviar un correo electrónico a todo el grupo o crear una reunión solo con esos miembros del grupo.

En nuestro caso, solo haremos clic en «Guardar y cerrar» para crear oficialmente el grupo y volver a la ventana principal de Outlook. Vemos ahora nuestro nuevo grupo en nuestra lista de contactos, denotado por el icono del grupo. A la derecha, puede ver el miembro del grupo y hay iconos para realizar acciones. En este ejemplo, solo está disponible el icono de correo electrónico, así como el botón «Editar».

Debe tener en cuenta que la forma más rápida de enviar un correo electrónico a un grupo es simplemente escribir el nombre en el campo Para: así que, en este caso, podríamos escribir «CES 2015» y Outlook sabría enviar el mensaje a todos los miembros de ese grupo .

Opciones de personas

Si hace clic en «Archivo -> Opciones», puede configurar Outlook de varias maneras en varias categorías diferentes.

Aquí están las opciones de tu gente. A diferencia de otras categorías en las opciones de Outlook, las opciones de Personas son pocas y bastante fáciles de resolver.

Las opciones que encontrará aquí le permitirán decidir cómo se archivan los nombres, si mostrar un índice adicional y mostrar estados y fotografías en línea.

Administrar los contactos de Outlook es bastante simple, pero como ha visto, puede hacer mucho más para mantenerlos en buen estado. Presta mucho más para completar su experiencia de Outlook si tiene más información en sus contactos que solo un nombre y una dirección de correo electrónico.

Dicho esto, si todavía le gusta usar algo como Gmail como su proveedor principal de correo electrónico, puede usar Outlook para ayudarlo a administrar sus contactos, mientras los mantiene sincronizados con su cuenta de Gmail.

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