Cómo crear una factura simple usando Excel

Si usted es un profesional independiente que trabaja para varias compañías o una empresa que planea extender una línea de crédito a sus clientes, necesitará una factura.

Si usted es un profesional independiente que trabaja para varias compañías o una empresa que planea extender una línea de crédito a sus clientes, necesitará una factura. Crear una factura personalizada en Excel no es difícil. Estará listo para enviar su factura y recibir pagos en poco tiempo.

Usar una plantilla de factura

Crear una factura simple en Excel es relativamente sencillo. Crea algunas tablas, establece algunas reglas, agrega un poco de información y listo. Alternativamente, hay muchos sitios web que ofrecen plantillas de factura gratuitas creadas por contadores reales. En su lugar, puede usarlos o incluso descargar uno para usarlo como inspiración para cuando haga el suyo.

Excel también proporciona su propia biblioteca de plantillas de facturas que puede usar. Para acceder a estas plantillas, abra Excel y haga clic en la pestaña «Archivo».

Aquí, seleccione «Nuevo» y escriba «Factura» en la barra de búsqueda.

Presione Entrar y aparecerá una colección de plantillas de factura.

Explore las plantillas disponibles para encontrar una que le guste.

Crear una factura simple en Excel desde cero

Para hacer una factura simple en Excel, primero debemos entender qué información se requiere. Para simplificarlo, crearemos una factura utilizando solo la información necesaria para recibir el pago. Esto es lo que necesitamos:

  • Información del vendedor
    • Nombre
    • Habla a
    • Número de teléfono
  • Información del comprador
    • nombre de empresa
    • Habla a
  • Fecha de la factura
  • Numero de factura
  • Descripción del artículo (del servicio o producto vendido)
  • Precio del artículo (del producto o servicio individual)
  • Monto total adeudado
  • Forma de pago

Empecemos.

Primero, abra una hoja de Excel en blanco. Lo primero que vamos a querer hacer es deshacernos de las líneas de la cuadrícula, dándonos una hoja de Excel limpia para trabajar. Para hacerlo, dirígete a la pestaña «Ver» y desmarca «Cuadrículas» en el «Mostrar » sección.

Ahora redimensionemos algunas de las columnas y filas. Esto nos dará más espacio para la información más extensa, como descripciones de artículos. Para cambiar el tamaño de una fila o columna, haga clic y arrastre.

De manera predeterminada, las filas se configuran a una altura de 20 píxeles y las columnas a un ancho de 64 píxeles. Así es como recomendamos configurar sus filas y columnas para que tengan una configuración optimizada.

Filas:

  • Fila 1: 45 píxeles

Columnas:

  • Columna A: 385 píxeles.
  • Columna B: 175 píxeles
  • Columna C: 125 píxeles

La fila 1 tendrá su nombre y la palabra «Factura». Queremos que esa información sea evidente de inmediato para el destinatario, por lo que le damos un poco de espacio extra para aumentar el tamaño de la fuente de esta información para asegurar que atraiga la atención del destinatario.

La columna A contiene la mayoría de la información importante (y potencialmente larga) en la factura. Esto incluye información sobre el comprador y el vendedor, la descripción del artículo y el método de pago. La columna B contiene las fechas específicas de los elementos enumerados, por lo que no requiere tanto espacio. Finalmente, la columna C incluirá el número de factura, la fecha de la factura, el precio individual de cada artículo enumerado y el monto total adeudado. Esta información también es corta, por lo que no requiere mucho espacio.

¡Continúe y ajuste sus filas y celdas a las especificaciones sugeridas, y comencemos a conectar nuestra información!

En la columna A, fila 1, continúe e ingrese su nombre. Déle un tamaño de fuente más grande (fuente de alrededor de 18 puntos) y en negrita el texto para que se destaque.

En la columna B, fila 1, escriba «Factura» para que quede claro de inmediato qué es el documento. Recomendamos una fuente de 28 puntos con mayúsculas. Siéntase libre de darle un color más claro si lo desea.

En la columna A, filas 4, 5 y 6, ingresaremos nuestra dirección y número de teléfono.

En la columna B, filas 4 y 5, escriba «FECHA:» y «FACTURA:» con texto en negrita y alinee el texto a la derecha. La columna C, filas 4 y 5, es donde ingresará la fecha real y el número de factura.

Finalmente, para la última parte de la información básica, ingresaremos el texto “Facturar a:” (en negrita) en la columna A, fila 8. Debajo de eso en las filas 9, 10 y 11, ingresaremos al destinatario información.

Ahora necesitamos hacer una tabla para enumerar nuestros artículos, fechas de cumplimiento y cantidades específicas. Así es como lo configuraremos:

Primero, fusionaremos la columna A y B en la fila 14.Esto actuará como el encabezado de nuestros artículos enumerados (columna A, filas 15-30) y nuestras fechas de cumplimiento (columna B, filas 15-30). Después de fusionar las columnas A y B en la fila 14, dele un borde a la celda. Puede hacerlo yendo a la sección «Fuente» de la pestaña «Inicio», seleccionando el icono de borde y eligiendo el tipo de borde deseado. Por ahora, usaremos «Todas las fronteras».

Haga lo mismo para la celda C14. Siéntase libre de sombrear sus células si lo desea. Haremos un gris claro. Para llenar sus celdas con un color, seleccione las celdas, seleccione la flecha al lado del icono «Color de relleno» en la sección «Fuente» de la pestaña «Inicio» y seleccione su color en el menú desplegable.

En la primera celda resaltada, escriba «DESCRIPCIÓN» y alinee el texto en el centro. Para C14, escriba «CANTIDAD» con alineación central. Negrita el texto para ambos. Ahora tendrá el encabezado de su tabla.

Queremos asegurarnos de tener una mesa lo suficientemente grande como para enumerar todos nuestros artículos. En este ejemplo, usaremos dieciséis filas. Da o toma tantos como necesites.

Vaya a la parte inferior de donde estará su tabla y asigne a las dos primeras celdas de la fila un borde inferior.

Ahora resalte las celdas C15-29 y dele todos los bordes izquierdo y derecho.

Ahora, seleccione la celda C30 y dele los bordes izquierdo, derecho e inferior. Finalmente, agregaremos una sección de «Suma total» en nuestra tabla. Resalte la celda C31 y dele bordes alrededor de toda la celda. También puede darle un tono de color para que se destaque. Asegúrese de etiquetarlo con «TOTAL» en la celda al lado.

Eso completa el marco de nuestra mesa. Ahora establezcamos algunas reglas y agreguemos una fórmula para concluir.

Sabemos que nuestras fechas de cumplimiento estarán en la columna B, filas 15-30. Continúa y selecciona esas celdas. Una vez que todos estén seleccionados, haga clic en el cuadro «Formato de número» en la sección «Número» de la pestaña «Inicio».

Una vez seleccionado, aparecerá un menú desplegable. Seleccione la opción «Fecha corta». Ahora, si ingresa un número como 12/26 en cualquiera de esas celdas, lo reformateará automáticamente a la versión de fecha corta.

Del mismo modo, si resalta las celdas C15-30, que es donde irá la cantidad de nuestro artículo, y selecciona la opción «Moneda», luego ingrese una cantidad en esas celdas, se reformateará para reflejar esa cantidad.

Para agregar automáticamente todas las cantidades individuales y hacer que se reflejen en la celda «Suma» que creamos, seleccione la celda (C31 en este ejemplo) e ingrese la siguiente fórmula:

 = SUMA (C15: C30) 

Ahora, si ingresa (o elimina) cualquier número en las celdas de cantidad individual, se reflejará automáticamente en la celda de suma.

Esto hará que las cosas sean más eficientes a largo plazo.

Continuando, ingrese el texto “Método de pago:” en A34.

La información que colocas al lado es entre tú y el destinatario. Las formas de pago más comunes son efectivo, cheque y transferencia bancaria. A veces se le puede pedir que acepte un giro postal. Algunas compañías incluso prefieren hacer un depósito directo o usar PayPal.

Ahora para el toque final, ¡no olvide agradecer a su cliente o cliente!

¡Comience a enviar su factura y a cobrar su paga!

Rate article
labsfabs.com
Add a comment