Cómo crear reglas del lado del servidor en Outlook

Las reglas del lado del servidor se ejecutan en el servidor en lugar de en el cliente de Outlook, por lo que le permiten aplicar reglas antes de que los mensajes lleguen a su sistema.

Las reglas del lado del servidor se ejecutan en el servidor en lugar de en el cliente de Outlook, por lo que le permiten aplicar reglas antes de que los mensajes lleguen a su sistema. Así es como funcionan y qué puedes hacer con ellos.

¿Qué son las reglas del lado del servidor?

Cuando configura reglas normales en Outlook, solo funcionan cuando la aplicación de Outlook está abierta en su sistema. Estas se llaman reglas del lado del cliente porque funcionan en la aplicación cliente de Outlook. Son excelentes para cosas como filtrar el correo electrónico en diferentes carpetas porque las reglas se activan cuando abre Outlook o cuando algún mensaje llega a su bandeja de entrada.

Pero, ¿qué sucede si desea reglas que se activen cuando Outlook está cerrado, como reenviar mensajes a un colega mientras está de vacaciones? Para eso, necesita reglas del lado del servidor , que funcionan en el servidor que maneja su correo independientemente de si tiene Outlook abierto en su computadora. Outlook también te permite crearlos, así que veamos el proceso.

Advertencia: las reglas del lado del servidor funcionan si está utilizando Microsoft Exchange para su servidor de correo electrónico (ya sea O365 basado en la nube o un servidor de Exchange local), pero no si está utilizando Outlook para procesar el correo de un proveedor como Gmail o Yahoo !. Todavía puede configurar una respuesta y reglas fuera de la oficina para una cuenta que no sea de Microsoft, pero tendrá que dejar Outlook en funcionamiento. Si eso es lo que necesita, tenemos instrucciones para usted.

Cómo configurar reglas del lado del servidor

Puede crear reglas normales (del lado del cliente) en el Administrador de reglas yendo a Inicio> Reglas, pero no las estamos usando. En su lugar, vaya a Archivo> Opciones y haga clic en el botón «Respuestas automáticas».

Para comenzar a elaborar una regla del lado del servidor, haga clic en el botón «Reglas».

Esto abre el panel Reglas de respuesta automática y, como puede ver, no hay mucho que pueda hacer, excepto hacer clic en el botón «Agregar regla».

La ventana Editar regla que se abre es donde puede formar su nueva regla del lado del servidor.

Verá que las opciones para estas reglas son mucho más simples que en el Administrador de reglas. Esto se debe a que está limitado a acciones que puede realizar el servidor. Si desea que Outlook reproduzca un sonido específico cuando llegue un correo de su jefe, solo puede hacerlo con una regla del lado del cliente.

Supongamos que uno de los miembros del equipo está ausente y quieren que cualquier correo sobre How-To-Geek se mueva a una carpeta específica y se reenvíe a una persona específica. Primero, seleccionarían la opción «Enviado directamente a mí». Luego, ingresarían «How-To-Geek» en la línea de asunto. Luego seleccionarían la opción «Copiar a» y elegirían una carpeta. Y finalmente, verificarían la opción «Reenviar», seleccionarían al destinatario de la libreta de direcciones y luego harían clic en «Aceptar».

La regla se agrega a la lista de reglas del lado del servidor y luego se ejecutará independientemente de si Outlook está abierto.

Puede agregar tantas de estas reglas como desee. Y, obviamente, puede hacer más con ellos que el simple ejemplo que hemos mostrado aquí. Puede usarlos para cambiar la importancia de los mensajes de contactos específicos o que contienen ciertas palabras en el asunto. O puede hacer que una regla del lado del servidor elimine ciertos tipos de mensajes antes de que lleguen a su bandeja de entrada.

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