Cómo buscar archivos al instante en unidades flash, recursos compartidos de red, DVD y más

¿Por qué quiero hacer esto? Cuando cada archivo que tiene se almacena directamente en su computadora, es fácil encontrar lo que necesita. Existen excelentes herramientas de búsqueda como Everything, de VoidTools, que recorren su tabla maestra de archivos en una fracción de segundo para encontrar exactamente lo que está buscando.


No tiene que ser un usuario avanzado de la computadora para acumular una pila de discos de respaldo, unidades extraíbles, discos duros USB y otros medios no localizados. Encontrar un archivo en ese lío, especialmente cuando su computadora ya no puede acceder directamente a él, es un dolor de cabeza. Siga leyendo mientras le mostramos cómo crear un índice de archivo ultrarrápido.

¿Por qué quiero hacer esto?

Cuando cada archivo que tiene se almacena directamente en su computadora, es fácil encontrar lo que necesita. Existen excelentes herramientas de búsqueda como Everything, de VoidTools, que recorren su tabla maestra de archivos en una fracción de segundo para encontrar exactamente lo que está buscando.

Sin embargo, una vez que comience a trabajar con múltiples discos, medios extraíbles (como DVD de datos, unidades flash, archivos de respaldo en discos duros USB, etc.) y recursos compartidos de red, la búsqueda se vuelve progresivamente más difícil, si no imposible. Si ha llegado a depender de esa rápida búsqueda local de iluminación que proporcionan herramientas como Everything, puede ser extremadamente frustrante tratar de encontrar archivos que están fuera del alcance de dichas herramientas.

Hoy le mostraremos cómo indexar todo, desde los recursos compartidos de su red hasta su unidad flash y el disco duro de respaldo que extrae una vez al mes. No tendrá que realizar ninguna edición arcana en Windows, forzar a Windows a saltar a través de los aros de indexación, o cualquiera de las otras tonterías que muchas guías le hacen soportar para que Windows reconozca que el archivo «Impuestos 2009 1040 .pdf ”en realidad existe en algún lugar de su constelación de almacenamiento de datos.

En su lugar, disfrutará de una búsqueda sencilla, una creación de catálogo más rápida y ligera, y todo en un paquete liviano y portátil que puede extraer de su computadora y llevar consigo. ¿Cuán ligero? Las aplicaciones ocupan menos de 200k de espacio e incluso la indexación de cada dispositivo de almacenamiento local, de red y separado en toda nuestra oficina solo produjo una colección de índices de archivos de alrededor de 30 MB de tamaño.

¿Qué necesito?

Para el tutorial de hoy, necesitará lo siguiente:

  • 1 copia de Cathy.
  • Acceda a los discos que desea indexar.
  • Opcional: 1 copia de CathyCmd para la actualización automática del índice local.

Cathy es una herramienta simple y gratuita que el autor, Robert Vašíček, creó originalmente en la década de 1990 para catalogar su colección de archivos MP3. Ha hecho un trabajo admirable atendiendo el pequeño proyecto a lo largo de los años y todavía lo actualiza rutinariamente varias veces al año.

Instalar y configurar Cathy

Después de descargar Cathy, extraiga el archivo único Cathy.exe en una ubicación segura. Optamos por colocar nuestra instalación en/Mis documentos/Mi Dropbox/Índices de unidad/para que 1) nuestros índices de unidad se respaldaran en Dropbox y 2) pudiéramos buscar fácilmente nuestros índices de archivos lejos de nuestra computadora/red doméstica.

Una vez que haya extraído y colocado el ejecutable, continúe y ejecútelo. Serás recibido con una instalación simple como se ve en la captura de pantalla anterior. Sin archivos, sin catálogos, todavía no hay nada que podamos buscar.

Nota: Si recibe un mensaje de error que indica que necesita el mfc100.dll, eso solo significa que debe tomar el paquete redistribuible de Microsoft Visual C ++ para cumplir con las dependencias del programa. Puede descargar la versión de 32 bits aquí y la versión de 64 bits aquí.

Comencemos creando nuestro primer catálogo. ¿Qué tipo de cosas debes catalogar? Cualquier unidad, disco, medio extraíble, unidad de red u otra fuente de datos a la que pueda acceder desde su computadora y leer la estructura del directorio es un juego justo. Aquí hay algunas fuentes para considerar la indexación para su conveniencia de búsqueda:

  • Discos duros locales
  • Discos duros extraíbles
  • Copias de seguridad de CD/DVD
  • Unidades flash
  • Recursos compartidos de red

Si bien puede comenzar el proyecto creando un catálogo para cualquiera de sus ubicaciones de archivos, vamos a comenzar indexando nuestros recursos compartidos de red, ya que el 99% del tiempo si no podemos encontrar un archivo en nuestra máquina local, búscalo en el servidor de la oficina.

Cree su primer catálogo haciendo clic en la pestaña Catálogo en la GUI principal. En el cuadro «Root», escriba el nombre de la ruta tal como la entiende la computadora desde la que está trabajando (por ejemplo, G: \ MyDVDBackup o \\ server \ MP3s). Comenzaremos indexando \\ Hive \ Software, la ubicación donde respaldamos los archivos de instalación del software. Además de especificar la ubicación que desea indexar, también puede editar la etiqueta de volumen.

Esta etiqueta de volumen se verá tanto en Cathy como en el nombre de archivo del catálogo específico creado por Cathy para esta ubicación (cada nuevo directorio raíz que ingrese en Cathy se convierte en su propio catálogo único).Por defecto toma el nombre de la última carpeta en la estructura del directorio (en el caso de nuestro ejemplo \\ Hive \ Software, hace la etiqueta de volumen [software]). En general, editamos la etiqueta de volumen para indicar la fuente, por lo que la cambiaremos ahora a \\ Hive \ Software \ para recordarnos los puntos de índice en el servidor de la oficina.

Además de los cambios anteriores, también puede agregar comentarios en el cuadro Comentario (estos comentarios se mostrarán junto a los resultados de búsqueda futuros devueltos por esta fuente). Por defecto, Cathy ignora ciertos archivos (como archivos .tmp); puede eliminar esta restricción o agregarla si lo desea. Una vez que haya verificado la configuración de su primera entrada de catálogo, presione el botón «Agregar».

La nueva entrada de catálogo aparecerá en la lista. Además, un nuevo archivo estará presente en el directorio donde se encuentra Cathy.exe:

Si navega hacia la pestaña de búsqueda en la GUI principal, puede escribir una expresión de búsqueda en el cuadro «Patrón» para buscar archivos en el catálogo. Una de las cosas almacenadas en la carpeta/Software/en el servidor de Office es una colección de complementos de Windows Home Server, incluido LightsOut. Vamos a buscar eso ahora para probar el catálogo:

¡Perfecto! Además de encontrar el archivo inmediatamente, dado que cambiamos el nombre del volumen al nombre del recurso compartido de red del recurso compartido de red que estábamos indexando, es extremadamente fácil de leer en las columnas y ver exactamente dónde está el archivo. Además, si los resultados de búsqueda apuntan a un recurso actualmente accesible para la computadora (ya sea porque el resultado de búsqueda es local, en un recurso compartido de red o el DVD indexado está actualizado en la unidad), puede hacer clic con el botón derecho en la entrada y abrir el archivar o explorar el camino directamente desde Cathy.

Continúe y agregue tantas fuentes como desee. Recuerde que todo lo que puede ver su computadora (recursos compartidos de red, discos en la unidad de disco, incluso carpetas FTP remotas que ha montado en Windows como directorios) pueden indexarse. Tenga en cuenta que cuanto mayor sea el número de archivos que está indexando, más tardará; descubrimos que Cathy podría indexar alrededor de un cuarto de millón de archivos en 30 segundos, por lo que si el programa parece dejar de responder, déle un minuto o dos para termine de procesar las tablas de archivos.

Actualización automática de catálogos para unidades locales y recursos compartidos de red

Si solo sigue la primera parte del tutorial, ya está a años luz de la mayoría de las personas, ya que ahora tiene un índice de búsqueda de todos sus medios fuera de línea: ahora es simple y súper rápido descubrir exactamente qué copia de seguridad disco o recurso compartido de red en el que dejó esas viejas declaraciones de impuestos.

Sin embargo, hay algunos ajustes simples que puede hacer en su flujo de trabajo de Cathy, que mejoran en gran medida su experiencia y mantienen todo actualizado.

Si está utilizando Cathy para buscar unidades locales o unidades de red donde, a diferencia de una copia de seguridad de DVD grabada, el contenido de los directorios puede cambiar, vale la pena configurar un proceso para actualizar esos directorios. Puede, en cualquier momento, seleccionar un catálogo en Cathy, hacer clic con el botón derecho y Actualizar el contenido de ese catálogo, pero eso es una molestia y agrega fricción a nuestro sistema de búsqueda.

En su lugar, utilizaremos CathyCmd, una pequeña y pequeña herramienta de interfaz de línea de comando para la búsqueda de Cathy, para escribir un script por lotes simple para actualizar todos nuestros catálogos de directorios locales y de red. Continúe y descargue CathyCmd del sitio web de Cathy y extraiga el ejecutable único en el mismo directorio en el que instaló Cathy.exe.

Luego, necesitamos crear un script simple para manejar CathyCmd. Continúe y cree un nuevo archivo de texto en el directorio llamado update.txt y ábralo. Dentro del archivo de texto solo necesitamos crear unas pocas líneas para instruir a CathyCmd. Las entradas only que CathyCmd leerá de este script son aquellas líneas que comienzan con #IGN y #DEV. Mire nuestro script de muestra a continuación para ver cómo estructurar su propio script:

## El comando IGN se usa para indicar archivos \ directorios que desea ignorar:
#IGN * .tmp; \ tmp; \ Temp *;
## El comando DEV indica las ubicaciones de carpetas \ archivos que desea catalogar:
## El formato es: ruta, nombre del volumen
#DEV E: \, DATA

Guarde el guión una vez que lo haya editado a su gusto. Para probar el script, recomendamos crear un archivo ficticio en la ubicación que está actualizando. Hicimos: whataintnocountry.txt en la unidad E: \.

Ejecute el script ejecutando CathyCmd.exe con el parámetro -f y el archivo de script, así:

Echemos un vistazo rápido a Cathy para asegurarnos de que todo esté actualizado según lo previsto:

¡Éxito! Se ha localizado el nuevo archivo con la referencia casual de Pulp Fiction. Nuestro script de actualización funciona perfectamente.

Ahora todo lo que necesita hacer para finalizar el proceso de automatización es colocar una entrada en el Programador de tareas de Windows (o herramienta alternativa si usa uno) para activar el script en un horario. Dada la frecuencia con la que cambian nuestros archivos locales y de red, nos sentimos cómodos configurándolo para que se actualice cada 12 horas.

Si le preocupa establecer una tasa de actualización demasiado alta porque podría ser una carga para los recursos del sistema, no lo haga. Una vez que realiza la rutina inicial a través de un disco grande o una estructura de directorio, el nuevo comando para ese catálogo tarda menos de un segundo en buscar nuevos archivos y no genera una pérdida notable de recursos del sistema.

¿Tiene una manera inteligente de usar Cathy u otro consejo o truco de indexación que le gustaría compartir con sus lectores lectores de How-To Geek? Entra en la conversación a continuación y comparte tu sabiduría de búsqueda de archivos.

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