Cómo administrar mejor el correo electrónico en Outlook con pasos rápidos y reglas

Si nos dice que el correo electrónico ha pasado de moda, le pedimos que eche un vistazo a nuestras bandejas de entrada. Poder clasificar y organizar el desorden de los mensajes que llegan diariamente es bastante clave para mantener la cordura en el lugar de trabajo.

Si nos dice que el correo electrónico ha pasado de moda, le pedimos que eche un vistazo a nuestras bandejas de entrada. Poder clasificar y organizar el desorden de los mensajes que llegan diariamente es bastante clave para mantener la cordura en el lugar de trabajo.

No se trata solo de spam tampoco. El spam todavía existe, un hecho molesto de la vida, pero hay formas de lidiar con eso. Es el enamoramiento de otros correos electrónicos que recibimos: actualizaciones sobre software, invitaciones a eventos, listas de correo a las que nos suscribimos, pero nunca recordamos cancelar la suscripción, todo lo cual requiere alguna forma de organizar, ordenar y archivar los mensajes en su lugar adecuado. , ya sea una carpeta designada o la papelera.

Hemos hablado bastante sobre Outlook, incluidos los conceptos básicos de correo electrónico como redactar y enviar, formas de agregar y recibir archivos adjuntos, así como importar contactos y administrar libretas de direcciones. Queremos centrar nuestra atención ahora en una imagen más amplia, centrándonos en la administración de la bandeja de entrada.

Dominar su bandeja de entrada de Outlook

Outlook tiene una gran cantidad de características integradas para ayudarlo a filtrar su correo en los lugares adecuados. Para comenzar, si hace clic con el botón derecho en un mensaje o pasa el mouse hasta la cinta de opciones, notará que hay una función llamada Pasos rápidos.

Si lo expandimos desde la cinta de opciones, podemos ver esta característica en su totalidad.

Lo primero que debe recordar es que los Pasos rápidos son básicamente reglas (hay una característica llamada Reglas, que analizaremos en breve). Lo segundo que debe recordar es que, a diferencia de las Reglas, que funcionan detrás de escena sin su aporte, los Pasos rápidos dependen de su aporte para trabajar.

Lo primero que debe hacer es seleccionar el Paso rápido que desea crear. Hagamos uno simple para ilustrar nuestro punto.

En este paso rápido, seleccionamos un mensaje que consideramos misceláneo y hacemos clic en el paso rápido, que moverá el mensaje a la carpeta Misc y lo marcará como leído.

Si hace clic en el botón «Opciones», puede ver cómo se construye el Paso rápido, y también puede editarlo, como agregar o quitar partes de él.

Por ejemplo, en esta captura de pantalla, puede eliminar el paso donde los mensajes están marcados como Leídos, de modo que todo se mueve a la carpeta Varios pero su estado permanece sin cambios.

Así es como funcionan los Pasos rápidos, podríamos pasar bastante tiempo mostrándole varias formas en que se pueden crear e implementar, pero queremos pasar a las Reglas para ilustrar la diferencia.

Las reglas básicas de las reglas

Como mencionamos, los Pasos rápidos son algo en lo que usted actúa mientras las Reglas funcionan automáticamente, detrás de escena, de acuerdo con los criterios que especifique. Cuando hace clic en el botón «Reglas», debe elegir «Crear regla …» de la lista desplegable.

Las condiciones principales para la creación de reglas son bastante básicas y es posible que ni siquiera necesite profundizar en las opciones avanzadas, así que vamos a seguir y examinar algunos de sus aspectos más simples.

En la siguiente imagen, verá que puede enrutar el correo de ciertos remitentes, o según el asunto, o a quién se lo envía. A partir de ahí, puede hacer que Outlook le avise visualmente y/o con un sonido. También puede mover el mensaje a una carpeta específica, que a diferencia de usar un paso rápido, sucedería sin su entrada.

Si hace clic en el botón «Crear regla», verá aparecer el siguiente cuadro de diálogo del asistente.

También puede hacer clic en «Nueva regla» en la ventana Reglas y alertas.

Al hacerlo, se abrirá la primera ventana del Asistente de reglas, que lo guiará a través del proceso.

Las reglas son sorprendentemente sencillas si ya sabes lo que quieres que haga la regla. Haga clic en «Opciones avanzadas …» y verá lo que queremos decir. No solo verá las opciones desde la pantalla básica Crear regla, encontrará un mundo completamente nuevo de otras reglas que puede usar.

Imagínese entonces tomamos el paso rápido que creamos anteriormente y queremos convertirlo en una regla. Queremos seleccionar nuestros criterios de las opciones que se muestran arriba y luego hacer clic en «Siguiente». En este caso, vamos a mover el correo que se envía a nuestra cuenta How-To Geek.

En la siguiente pantalla, elegimos la opción «mover a una carpeta específica» y luego en la parte inferior hacemos clic en el enlace subrayado «moverlo a la carpeta especificada». Luego se nos muestran opciones que nos permitirán enrutar el correo a la carpeta que elijamos, que en este caso es «Misc».

Al hacer clic en «Siguiente», se le preguntará si hay alguna excepción a esta nueva regla.Si no lo hay, puede hacer clic en «Siguiente» y avanzará a la pantalla final, donde se le pedirá que nombre su nueva regla, si desea activarla, ejecutarla al finalizarla y finalmente , podrás revisarlo.

Eso es todo, haga clic en «Finalizar» y listo. Puede ver esta regla haciendo clic en el botón «Reglas» y luego en «Administrar reglas y alertas» en las selecciones desplegables.

Puede regresar en cualquier momento para cambiar su regla, agregar otras nuevas, hacer copias, eliminar y otras funciones. No se olvide, si desea mantener una regla, pero no quiere que se ejecute todo el tiempo, puede desmarcar la pequeña casilla al lado.

Si desea obtener más información sobre cómo mover mensajes automáticamente a una carpeta específica, le recomendamos que consulte este artículo.

Eliminar e ignorar mensajes de correo electrónico

Recibirá una gran cantidad de correo electrónico que no desea o necesita, ya sea reenvío de un padre excesivamente exuberante o correo no deseado, mantener su bandeja de entrada domesticada y bien arreglada será un gran desafío si no lo hace Sepa cómo utilizar las herramientas a su disposición.

Como puede ver prominentemente en la cinta de opciones, hay una sección completamente dedicada a eliminar cosas, lo más notable es el gran botón «Eliminar» y su X gigante. También puede simplemente seleccionar un mensaje o grupo de mensajes y hacer clic en ese botón o simplemente toca «Eliminar» en tu teclado.

Veamos un poco más esa sección Eliminar y veamos qué más tiene para ofrecer. En primer lugar, está el botón «Ignorar».

¿Qué hace Ignorar? Cuando selecciona un mensaje o conversación y hace clic en «Ignorar», aparece un cuadro de diálogo.

La diferencia entre esto y simplemente eliminar una conversación es que ignorarla se aplicará a este y a todos los mensajes futuros, lo que significa que si está en una lista de correo y los encuestados siguen respondiendo todo, ya no los verá, lo cual es bastante útil. .

La otra opción notable es la función de limpieza. Al hacer clic en el botón «Limpiar», se abrirá un menú desplegable con las siguientes opciones

Cualquiera sea la opción que elija, verá un cuadro de diálogo que ofrece el mismo resultado, todos los mensajes redundantes serán eliminados.

Si hace clic en el botón «Configuración», se lo dirigirá a las opciones de Limpieza de conversación. Como puede ver, puede usar la función de limpieza para archivar conversaciones antiguas y redundantes en una carpeta alternativa, que es probablemente la opción más útil aquí. A menudo es mejor simplemente archivar cosas en lugar de eliminarlas, en caso de que necesite consultarlas más adelante.

Si bien estas características son excelentes, y vemos el mérito obvio en ellas, no van a tener mucho efecto en ese impío de los azotes de la bandeja de entrada: el spam.

Spam, Spam Vete !!

El spam no recibe el mismo tipo de titulares que una vez porque, en su mayor parte, los filtros modernos de spam hacen un trabajo bastante bueno al eliminarlo todo. Si usa Gmail u otros servicios de correo web, es probable que no vea mucho, lo que no quiere decir que no esté allí, especialmente si comete el error desafortunado de permitir que una compañía comparta su dirección con sus socios de marketing, o hace clic en el cuadro incorrecto y se registra por error para estar en una lista de distribución.

El punto es que el spam todavía ocurre, pero Outlook le brinda formas de mantenerlo bajo control con filtros basura. Cuando recibe un mensaje que es claramente basura o correo no deseado, puede seleccionar ese mensaje y luego hacer clic en el botón «Basura» para obtener una lista desplegable de opciones. Para los mensajes no deseados, elegirás «Bloquear remitente», pero para todo lo demás, querrás ajustar las Opciones de correo no deseado.

Cuanto más restrictivo sea su nivel de filtrado, mayores serán las posibilidades de que algo que realmente desea o necesite ver se filtre inadvertidamente. Si esto sucede, deberá tratar los correos electrónicos afectados utilizando las opciones que se ven en la captura de pantalla anterior.

Es una buena idea pasar un tiempo explorando las Opciones de correo electrónico no deseado. Puede configurar listas blancas de ciertos remitentes y de ciertos destinatarios, al tiempo que bloquea explícitamente a los remitentes que sabe que no confía.

Mantener su bandeja de entrada delgada y media requiere dedicación y atención a los detalles. Para ser sincero, algunas reglas bien diseñadas pueden compensar mucho trabajo, pero siempre habrá nuevos desafíos. Recuerde estas herramientas: pasos rápidos, reglas, ignorar y filtros no deseados, y estará en camino de domesticar su correo electrónico.

Escuchemos de usted ahora. Cuéntenos sobre sus propios Pasos rápidos y Reglas favoritos, o cómo maneja el correo no deseado.Nuestro foro de discusión está abierto, así que preste sus comentarios y preguntas.

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