Informar temas en Microsoft Access 2013

Junto con los aspectos prácticos de las bases de datos, Microsoft Access ofrece algunas características agradables que hacen que el trabajo sea un poco más fácil. Una de las características adicionales son los temas de informes, que pueden convertir un volcado de datos en un informe útil y presentable.

Junto con los aspectos prácticos de las bases de datos, Microsoft Access ofrece algunas características agradables que hacen que el trabajo sea un poco más fácil. Una de las características adicionales son los temas de informes, que pueden convertir un volcado de datos en un informe útil y presentable. Le brinda una manera de hacer que todos los informes de su equipo, departamento o compañía se vean consistentes. Puede establecer un tema diferente para un informe que se utiliza en una reunión de empresa o una convención, o puede personalizar un informe para los accionistas. Al usar temas de informes, le resultará más fácil dar a sus informes la apariencia profesional que realmente no puede obtener con Microsoft Excel. Es una de las razones por las que debe mover sus datos a una base de datos en lugar de tratar de mantener hojas de cálculo.

La función de temas de informes es relativamente fácil de usar, especialmente si está acostumbrado a trabajar en Microsoft Access. No se preocupe si no ha tenido mucha experiencia con Microsoft Access. Es un ejercicio rápido y fácil comenzar a aplicar una apariencia elegante a cualquier cosa que necesite lucir presentable. Incluso puede actualizar los temas de informes anteriores si necesita resucitarlos para compararlos con un informe nuevo. Esto es útil cuando hace una comparación y no desea que su audiencia se distraiga con el aspecto anticuado de un informe de hace cinco años o, en algunos casos, la apariencia extremadamente básica de los informes de hace más de una década. Sean cuales sean sus necesidades, siempre que tenga los datos en la base de datos, puede hacerlos presentables.

La configuración predeterminada de informes

El informe predeterminado depende de si comienza desde cero o con una plantilla. Si usa una base de datos existente, el valor predeterminado es cualquiera que sea el creador de la base de datos utilizado durante la configuración. Si crea su propio valor predeterminado, Access tiene una única ubicación a la que puede ir para ver los temas que vienen con la versión comprada. También hay temas disponibles en línea, por lo que si no le gusta lo que hay con su versión comprada, puede encontrar algo que mejor se adapte a sus necesidades en línea.

Dependiendo de si trabaja con informes antiguos o informes nuevos, es posible que desee tomarse un tiempo para revisar los temas y ver cuáles se ven mejor para los diferentes públicos previstos. Si va a reelaborar informes heredados, considere algo similar a lo que ha hecho en el pasado; de lo contrario, tendrá que hacer mucho trabajo para rehacer todos los informes.

Hay un tema predeterminado para los nuevos informes que puede sobrescribir.

  1. Haga clic en el menú desplegable de la barra de herramientas de acceso rápido y seleccione Más comandos .
  2. Haga clic en Diseñadores de objetos .
  3. Desplácese hacia abajo hasta Vista de diseño de formulario/informe y actualice la Plantilla de informe para que coincida con la que desea usar de forma predeterminada.
  4. Haz clic en Aceptar .

También puede establecer el valor predeterminado desde la vista Diseño.

  1. Abra el informe en la vista Diseño.
  2. Vaya a Herramientas de diseño de informes > Diseño > Temas y vaya al menú desplegable debajo del botón Temas .
  3. Haga clic con el botón derecho en el tema que desea establecer como predeterminado y seleccione Convertir este tema en la base de datos predeterminada .

Independientemente del método que utilice para cambiar el valor predeterminado, tenga en cuenta que cambia la apariencia de los informes que cree después de configurarlo. No modifica los informes existentes.

Aplicación de temas a nuevos informes

La forma en que aplica temas a informes nuevos y heredados es esencialmente la misma, pero lo que ve varía. Si está creando un nuevo informe, es posible que todavía no tenga datos para completar el informe. Esto significa que tiene una idea menos precisa de cómo se verá el informe final porque tendrá espacios vacíos cuando aplique el tema. Es mejor tener al menos algunos datos cuando comience a mirar los informes para poder ver cómo se ven juntos los datos y el tema. Si está viendo solo un tema sin texto, puede sorprenderse al ver cómo se ve cuando hay datos.

  1. Abra el informe en la vista Diseño.
  2. Vaya a Herramientas de diseño de informes > Diseño > Temas , y vaya al menú desplegable debajo de Temas botón.
  3. Seleccione uno de los temas del menú desplegable o abra Examinar para ver otros temas que haya descargado.

Si te gusta el diseño y solo quieres cambiar el color, puedes hacerlo en la misma área. En lugar de hacer clic en el botón Temas , haga clic en los botones Colores o Fuente para realizar los cambios.

Aplicación de temas a informes heredados

Actualice los informes heredados de la misma manera que actualiza los informes nuevos, pero realice un seguimiento de los informes heredados que actualice y de cuándo realizó los cambios.Debe mantener un registro de todo lo que cambia con el tiempo para el control de la configuración, especialmente si trata con información financiera o de otro tipo que se utiliza en auditorías. Si la apariencia es diferente para los informes heredados, debe poder probar qué se modificó y cuándo.

Por lo general, es mejor no actualizar los informes que ya ha presentado. Puede actualizar la apariencia en el futuro, tratándola como un informe completamente nuevo. Es probable que no necesite presentar informes antiguos para nada oficial. Si no lo hace, no está de más que la gente vea cuánto ha cambiado su negocio con el tiempo.

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