Formulario de entrada de datos de Excel 2003

Usar un formulario para la entrada de datos en Excel El uso del formulario de entrada de datos integrado de Excel es una forma rápida y fácil de ingresar datos en una base de datos de Excel.

Usar un formulario para la entrada de datos en Excel

El uso del formulario de entrada de datos integrado de Excel es una forma rápida y fácil de ingresar datos en una base de datos de Excel.

Usar el formulario le permite:

  • iniciar una nueva tabla de base de datos o agregar nuevos registros a una existente
  • desplazarse por los registros de datos uno a la vez
  • buscar registros que contengan información específica
  • editar o eliminar registros individuales si es necesario

Consulte el tutorial relacionado: Formulario de entrada de datos de Excel 2010/2007.

Agregar los nombres de campo de la base de datos

Como se mencionó anteriormente, todo lo que necesitamos hacer para usar el formulario de ingreso de datos en Excel es proporcionar los encabezados de columna o nombres de campo para usar en nuestra base de datos.

La forma más fácil de agregar los nombres de campo al formulario es escribirlos en celdas en su hoja de trabajo. Puede incluir hasta 32 nombres de campo en el formulario.

Ingrese los siguientes encabezados en las celdas A1 a E1:

Identificación del estudiante
Apellido
Inicial
Edad
Programa

Abrir el formulario de entrada de datos

Nota: para obtener ayuda con este ejemplo, vea la imagen de arriba.

  1. Haga clic en la celda A2 para convertirla en la celda activa.
  2. Haga clic en Datos> Formulario en los menús.
  3. Al abrir el formulario, aparecerá un cuadro de mensaje de Excel que contiene varias opciones relacionadas con la adición de encabezados al formulario.
  4. Como ya escribimos los nombres de campo que queremos usar como encabezados, todo lo que tenemos que hacer es Haga clic en Aceptar en el cuadro de mensaje.
  5. El formulario que contiene todos los nombres de campo debe aparecer en la pantalla.

Agregar registros de datos con el formulario

Nota: para obtener ayuda con este ejemplo, vea la imagen de arriba.

Una vez que los encabezados de datos se han agregado al formulario, agregar registros a la base de datos es simplemente una cuestión de escribir los datos en el orden correcto en los campos del formulario.

Registros de ejemplo

Agregue los siguientes registros a la base de datos ingresando los datos en los campos del formulario junto a los encabezados correctos. Haga clic en el botón Nuevo después de ingresar el primer registro para borrar los campos del segundo registro.

StudentID : SA267-567
Apellido : Jones
Inicial : B.
Edad : 21
Programa : Idiomas

StudentID : SA267-211
Apellido : Williams
Inicial : J.
Edad : 19
Programa : Ciencia

Sugerencia: al ingresar datos que son muy similares, como los números de identificación del estudiante (solo los números después del guión son diferentes), use copiar y pegar para acelerar y simplificar la entrada de datos.

Agregar registros de datos con el formulario (Cont)

Nota: para obtener ayuda con este ejemplo, vea la imagen de arriba.

Para agregar los registros restantes a la base de datos del tutorial, use el formulario para ingresar el resto de los datos encontrados en la imagen de arriba en las celdas A4 a E11.

Usar las herramientas de datos del formulario

Nota: para obtener ayuda con este ejemplo, vea la imagen de arriba.

Un problema importante con una base de datos es mantener la integridad de los datos a medida que el archivo crece en tamaño. Esto requiere:

  • corregir errores de datos o actualizar registros individuales
  • eliminar registros obsoletos o duplicados

El formulario de entrada de datos contiene varias herramientas en el lado derecho que facilitan la búsqueda y corrección o eliminación de registros de la base de datos.

Estas herramientas son:

  • Los botones Buscar anterior y Buscar siguiente : le permiten desplazarse hacia adelante y hacia atrás por la base de datos de un registro a la vez.
  • El botón Eliminar : se utiliza para eliminar registros de la base de datos.
  • El botón Restaurar : este botón se puede usar para deshacer cambios en un registro que se está editando. Ocasionalmente, realizamos los cambios incorrectos en un registro o incluso editamos el registro incorrecto por completo. Si es así, el botón de restauración se puede usar para deshacer esos cambios.
    Nota: el botón de restauración solo funciona mientras haya un registro en el formulario. Tan pronto como acceda a otro registro o cierre el formulario, el botón de restauración se desactivará.
  • El botón Criterios le permite buscar registros en la base de datos según criterios específicos, como nombre, edad o programa. Un ejemplo del uso del botón Criterios se incluye en el siguiente paso del tutorial.

Búsqueda de registros con un nombre de campo

El botón Criterios le permite buscar registros en la base de datos utilizando uno o más nombres de campo, como nombre, edad o programa.

Nota: para obtener ayuda con este ejemplo, vea la imagen de arriba.

  1. Haga clic en el botón Criterios en el formulario.
  2. Al hacer clic en el botón Criterios se borran todos los campos del formulario pero no se eliminan los datos de la base de datos.
  3. Haga clic en el campo Programa y escriba Artes , ya que queremos buscar a todos los estudiantes inscritos en el programa de Artes en la universidad.
  4. Haga clic en el botón Buscar siguiente . El registro de H. Thompson debe aparecer en el formulario cuando esté inscrita en el programa de Artes.
  5. Haga clic en el botón Buscar siguiente por segunda y tercera vez y en los registros de J. Graham y W. Henderson debe aparecer uno tras otro, ya que también están inscritos en el programa de Artes.

El siguiente paso del tutorial incluye un ejemplo de búsqueda de registros que coinciden con múltiples criterios.

Búsqueda de registros utilizando múltiples nombres de campo

El botón Criterios le permite buscar registros en la base de datos utilizando uno o más nombres de campo, como nombre, edad o programa.

Nota: para obtener ayuda con este ejemplo, vea la imagen de arriba.

En este ejemplo, buscaremos a todos los estudiantes que tengan 18 años y inscritos en el programa de Artes en la universidad. Solo aquellos registros que coincidan con ambos criterios deben mostrarse en el formulario.

  1. Haga clic en el botón Criterios en el formulario.
  2. Haga clic en el campo edad y escriba 18 .
  3. Haga clic en el campo Programa y escriba Artes .
  4. Haga clic en el botón Buscar siguiente . El registro de H. Thompson debería aparecer en el formulario ya que ella tiene 18 años y está inscrita en el programa de Artes.
  5. Haga clic en el botón Buscar siguiente por segunda vez y en el registro de J. Graham debería aparecer ya que él también tiene 18 años y está inscrito en el programa de Artes.
  6. Haga clic en el botón Buscar siguiente por tercera vez y en el registro de J. Graham debería estar visible ya que no hay otros registros que coincidan con ambos criterios.

El récord de W. Henderson debería no mostrarse en este ejemplo porque, aunque está inscrito en el programa Arts, no tiene 18 años, por lo que no coincide con los dos criterios de búsqueda.

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