Definiciones, usos y ejemplos de funciones en Excel y Google Docs

Una función es una fórmula preestablecida en Excel y Google Sheets que está destinada a realizar cálculos específicos en la celda en la que se encuentra. Nota : La información en este artículo se aplica a Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 y Hojas de cálculo de Google.

Una función es una fórmula preestablecida en Excel y Google Sheets que está destinada a realizar cálculos específicos en la celda en la que se encuentra.

Nota : La información en este artículo se aplica a Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 y Hojas de cálculo de Google.

Sintaxis de funciones y argumentos

La sintaxis de una función se refiere al diseño de la función e incluye el nombre de la función, corchetes, separadores de coma y argumentos. Como todas las fórmulas, las funciones comienzan con el signo igual ( = ) seguido del nombre de la función y sus argumentos:

  • El nombre de la función le dice a Excel qué cálculos realizar.
  • Los argumentos están contenidos entre paréntesis o corchetes y le dicen a la función qué datos usar en esos cálculos.

Por ejemplo, una de las funciones más utilizadas en Excel y Google Sheets es la función SUMA:

 = SUMA (D1: D6) 

En este ejemplo:

  • El nombre le dice a Excel que agregue los datos en las celdas seleccionadas.
  • La función argumento ( D1: D6 ) agrega el contenido del rango de celdas D1 a D6 .

Funciones de anidamiento en fórmulas

La utilidad de las funciones integradas de Excel se puede ampliar anidando una o más funciones dentro de otra función en una fórmula. El efecto de las funciones de anidación es permitir que se realicen múltiples cálculos en una sola celda de la hoja de trabajo.

Para hacer esto, la función anidada actúa como uno de los argumentos para la función principal o más externa. Por ejemplo, en la siguiente fórmula, la función SUMA está anidada dentro de la función REDONDA.

 = REDONDO (SUMA (D1: D6), 2) 

Al evaluar funciones anidadas, Excel ejecuta primero la función más profunda o más interna, y luego se abre camino hacia afuera. Como resultado, la fórmula anterior ahora:

  • Encuentre la suma de los valores en las celdas D1 a D6 .
  • Redondea este resultado a dos decimales.

Desde Excel 2007, se han permitido hasta 64 niveles de funciones anidadas. En versiones anteriores, se permitían siete niveles de funciones anidadas.

Hoja de trabajo versus funciones personalizadas

Hay dos clases de funciones en Excel y Google Sheets:

  • Funciones de hoja de trabajo
  • Funciones personalizadas o definidas por el usuario

Las funciones de la hoja de trabajo son nativas del programa, como las funciones SUM y ROUND discutidas anteriormente. Las funciones personalizadas, por otro lado, son funciones escritas o definidas por el usuario.

En Excel, las funciones personalizadas se escriben en el lenguaje de programación incorporado: Visual Basic para aplicaciones o VBA para abreviar. Las funciones se crean utilizando el editor de Visual Basic, que se instala con Excel.

Las funciones personalizadas de Google Sheets están escritas en Apps Script , una forma de JavaScript, y se crean utilizando el editor de scripts ubicado en el menú Tools .

Las funciones personalizadas generalmente, pero no siempre, aceptan alguna forma de entrada de datos y devuelven un resultado en la celda donde se encuentra.

A continuación se muestra un ejemplo de una función definida por el usuario que calcula los descuentos para compradores escritos en código VBA. Las funciones originales definidas por el usuario, o UDFs , se publican en el sitio web de Microsoft:

 Función Descuento (cantidad, precio) 
Si cantidad> = 100 Entonces
Descuento = cantidad * precio * 0.1
De lo contrario
Descuento = 0
Finalizar si < br /> Discount = Application.Round (Discount, 2)
End Function

Limitaciones

En Excel, las funciones definidas por el usuario solo pueden devolver valores a las celdas en las que se encuentran. No pueden ejecutar comandos que cambien el entorno operativo de Excel, como modificar el contenido o formatear una celda.

La base de conocimiento de Microsoft enumera las siguientes limitaciones para las funciones definidas por el usuario:

  • Insertar, eliminar o formatear celdas en una hoja de trabajo.
  • Cambiar el valor de los datos en otra celda.
  • Mover, renombrar, eliminar o agregar hojas a un libro de trabajo.
  • Cambiar las opciones de entorno, como el modo de cálculo o las vistas de pantalla.
  • Establecer propiedades o ejecutar la mayoría de los métodos.

Funciones definidas por el usuario frente a macros en Excel

Si bien Google Sheets actualmente no los admite, en Excel, las macros son una serie de pasos grabados que automatizan las tareas repetitivas de la hoja de trabajo. Los ejemplos de tareas que se pueden automatizar incluyen formatear datos u operaciones de copiar y pegar.

Aunque ambos utilizan el lenguaje de programación VBA de Microsoft, son diferentes en dos aspectos:

  1. Los UDF realizan cálculos, mientras que las macros realizan acciones. Como se mencionó anteriormente, los UDF no pueden realizar operaciones que afecten el entorno del programa, mientras que las macros sí.
  2. En la ventana del editor de Visual Basic, los dos se pueden diferenciar porque:
    1. Los UDF comienzan con una declaración Function y terminan con End Function .
    2. Las macros comienzan con una declaración Sub y terminan con End Sub .
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