Crear una base de datos de acceso en Office 365

Microsoft Access en la nube ¿Busca una manera fácil de mover su base de datos de Microsoft Access a la nube? El servicio Office 365 de Microsoft proporciona una ubicación central donde puede almacenar y manipular sus bases de datos de Microsoft Access.

Microsoft Access en la nube

¿Busca una manera fácil de mover su base de datos de Microsoft Access a la nube? El servicio Office 365 de Microsoft proporciona una ubicación central donde puede almacenar y manipular sus bases de datos de Microsoft Access. Este servicio tiene múltiples beneficios, incluido el aprovechamiento del entorno de alta disponibilidad de Microsoft para proteger sus datos y permitir el acceso multiusuario a su base de datos de manera escalable. En este artículo, analizamos el proceso de mover su base de datos de Microsoft Access a Office 365.

Paso uno: cree una cuenta de Office 365

Lo primero que deberá hacer es establecer una cuenta con la oferta de servicios en la nube Office 365 de Microsoft. Este servicio no es gratuito y el precio varía por usuario por mes. Por esta tarifa, recibirá acceso a un conjunto completo de servicios de Office 365. Todas las cuentas incluyen correo electrónico basado en la nube, calendarios compartidos, mensajería instantánea y videoconferencia, visualización de documentos de Office, sitios web externos e internos, y protección antivirus y antispam. Los niveles más altos de servicio brindan opciones adicionales.

Para obtener más información sobre Office 365, consulte el documento de comparación del plan de precios de Office 365.

Además, los servicios proporcionados por Office 365 son alojados por Microsoft SharePoint. Si bien este artículo se centra en el entorno de la nube de Office 365, también puede publicar su base de datos en cualquier servidor de SharePoint que admita los Servicios de Access. Si su organización ya está utilizando Microsoft SharePoint, consulte con su administrador para ver si tiene disponible una opción de alojamiento local.

Paso dos: cree su base de datos de acceso

A continuación, deberá crear la base de datos de Access que desea compartir en la web. Puede hacerlo abriendo una base de datos existente si desea migrar una de sus bases de datos actuales a la web. Alternativamente, puede crear una nueva base de datos para una aplicación específica de la web. Si necesita ayuda, consulte nuestro tutorial Creación de una base de datos de Access 2010 desde cero.

Para los fines de este tutorial, utilizaremos una base de datos de Access simple que consta de una sola tabla de información del personal, así como Un simple formulario de entrada de datos. Puede volver a crear esta base de datos o usar su propia base de datos mientras recorre el ejemplo.

Paso tres: Verifique la compatibilidad web

Antes de poder publicar su base de datos en la web, deberá verificar que sea compatible con SharePoint. Para hacer esto, seleccione «Guardar y publicar» en el menú Archivo dentro de Access 2010. Luego elija la opción «Publicar en Servicios de acceso» en la sección «Publicar» del menú que aparece. Finalmente, haga clic en el botón «Ejecutar Comprobador de compatibilidad» y revise los resultados de la prueba.

Paso cuatro: publique su base de datos en la Web

Una vez que haya establecido que su base de datos es compatible con SharePoint, es hora de publicarla en la web. Puede hacer esto seleccionando «Guardar y publicar» en el menú Archivo dentro de Access 2010. Luego elija la opción «Publicar en Servicios de acceso» en la sección «Publicar» del menú que aparece. Necesitará dos datos para continuar:

  • La URL del servidor para su sitio de Office 365. Por lo general, tiene la forma http://yourname.sharepoint.com/teamsite si está publicando la base de datos en el sitio interno de una instalación de Office 365 y no ha modificado la configuración predeterminada.
  • Un nombre para tu sitio. Este nombre se convertirá en parte de la URL del sitio, así que elíjalo con cuidado. En mi ejemplo, usaré el nombre «Directorio de personal».

Una vez que haya ingresado esta información, tome nota de la URL completa proporcionada arriba del cuadro de texto donde ingresó la URL del servidor. Esta URL tendrá la forma «http://yourname.sharepoint.com/teamsite/StaffDirectory» y es cómo los usuarios accederán a su sitio.

Después de verificar esta configuración, haga clic en «Publicar para acceder Servicios «para continuar. Aparecerá la ventana de inicio de sesión de Microsoft Office 365 y le pedirá que proporcione su ID de usuario de Office 365. Proporcione su nombre de usuario y contraseña.

En este punto, Access se hará cargo y comenzará el proceso de publicación de su base de datos en la web. Verá que varios cuadros de diálogo van y vienen a medida que su base de datos se sincroniza con los servidores de Microsoft. Espere pacientemente hasta que vea la ventana «Publicar con éxito».

Paso cinco: prueba tu base de datos

A continuación, abra su navegador web favorito y navegue hasta la URL completa que anotó en el paso anterior. A menos que ya haya iniciado sesión en Office 365 en el navegador, se le pedirá que proporcione su nombre de usuario y contraseña nuevamente. Entonces debería ver una ventana similar a la anterior que le ofrece acceso a la versión alojada de su base de datos de Microsoft Access.

¡Felicitaciones! Has creado tu primera base de datos alojada en la nube. Continúe y explore la versión en línea de su base de datos y conozca Office 365.

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