Cómo encontrar los valores más grandes en una base de datos o lista de Excel

La función Subtotal de Excel funciona insertando la función SUBTOTAL en una base de datos o una lista de datos relacionados. El uso de la función Subtotal hace que encontrar y extraer información específica de una gran tabla de datos sea rápido y fácil.

La función Subtotal de Excel funciona insertando la función SUBTOTAL en una base de datos o una lista de datos relacionados. El uso de la función Subtotal hace que encontrar y extraer información específica de una gran tabla de datos sea rápido y fácil.

Aunque se llama la «Función de subtotal», no está limitado a encontrar la suma o el total de las filas de datos seleccionadas. Además del total, también puede encontrar los valores más grandes para cada subsección de una base de datos.

Este tutorial paso a paso incluye un ejemplo de cómo encontrar el total de ventas más alto para cada región de ventas.

Los pasos en este tutorial son:

  1. Ingrese los datos del tutorial.
  2. Ordenar la muestra de datos.
  3. Encontrar el mayor valor.

Ingrese los datos del tutorial de subtotal

El primer paso para usar la función Subtotal en Excel es ingresar los datos en la hoja de trabajo.

Al hacerlo, tenga en cuenta los siguientes puntos:

  • Es importante ingresar los datos correctamente. Los errores, causados ​​por una entrada de datos incorrecta, son la fuente de muchos problemas relacionados con la gestión de datos.
  • No deje filas o columnas en blanco al ingresar los datos. Esto incluye no dejar una fila en blanco entre los encabezados de columna y la primera fila de datos.

Para este tutorial

Ingrese los datos en las celdas A1 a D12 como se ve en la imagen de arriba. Para aquellos que no tienen ganas de escribir, los datos, las instrucciones para copiarlos en Excel, están disponibles en este enlace.

Ordenar los datos

Antes de que se puedan aplicar los subtotales, sus datos deben agruparse por la columna de datos de la que desea extraer información.

Esta agrupación se realiza mediante la función Ordenar de Excel.

En este tutorial, queremos encontrar el mayor número de pedidos por región de ventas, por lo que los datos deben ordenarse por el encabezado de columna Región .

Ordenar los datos por región de ventas

  1. Arrastre las celdas seleccionadas A2 a D12 para resaltarlas. Asegúrese de no incluir el título en la fila uno en su selección.
  2. Haga clic en la pestaña Datos de la cinta.
  3. Haga clic en el botón Ordenar ubicado en el centro de la cinta de datos para abrir el cuadro de diálogo Ordenar.
  4. Elija Ordenar por región en la lista desplegable debajo del encabezado Columna en el cuadro de diálogo.
  5. Asegúrese de que Mis datos tienen encabezados está marcado en la esquina superior derecha del cuadro de diálogo.
  6. Haz clic en Aceptar .
  7. Los datos en las celdas A3 a D12 ahora deben ordenarse alfabéticamente por la segunda columna Región . Los datos de los tres representantes de ventas de la región Este deben enumerarse primero, seguidos por Norte, luego Sur y, por último, la región Oeste.

Encontrar el mayor valor usando subtotales

En este paso, utilizaremos la función Subtotal para encontrar la cantidad de ventas más alta por región. Para encontrar el valor más alto o más grande, la función Subtotal usa la función MAX.

Para este tutorial:

  1. Arrastre y seleccione los datos en las celdas A2 a D12 para resaltarlos.
  2. Haga clic en la pestaña Datos de la cinta.
  3. Haga clic en el botón Subtotal para abrir el cuadro de diálogo Subtotal.
  4. Para la primera opción en el cuadro de diálogo En cada cambio en: seleccione Región de la lista desplegable.
  5. Para la segunda opción en el cuadro de diálogo Usar función: seleccione MÁX de la lista desplegable.
  6. Para la tercera opción en el cuadro de diálogo Agregar subtotales a: marque Ventas totales solo de la lista de opciones presentadas en la ventana.
  7. Para las tres casillas de verificación en la parte inferior del cuadro de diálogo, marque:
    Reemplazar subtotales actuales
    Resumen debajo de los datos
  8. Haz clic en Aceptar .
  9. La tabla de datos ahora debe incluir el total de ventas más alto para cada región (filas 6, 9, 12 y 16), así como el Grand Max (el total de ventas más alto para todas las regiones) en la fila 17. Debe coincidir con la imagen en la parte superior de este tutorial.
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