Cómo crear una fórmula de búsqueda de Excel con múltiples criterios

Cree una fórmula de búsqueda que utilice múltiples criterios para buscar información en una base de datos o tabla de datos mediante el uso de una fórmula de matriz en Excel.

Cree una fórmula de búsqueda que utilice múltiples criterios para buscar información en una base de datos o tabla de datos mediante el uso de una fórmula de matriz en Excel. La fórmula de matriz implica anidar la función MATCH dentro de la función INDEX.

Este artículo se aplica a Excel 2019, 2016, 2013, 2010; y Excel para Mac.

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Este tutorial incluye un ejemplo paso a paso que muestra cómo crear una fórmula de búsqueda que utiliza múltiples criterios para encontrar un proveedor de widgets de titanio en una base de datos de muestra. Siga para aprender cómo crear sus propias fórmulas de búsqueda personalizadas.

Para seguir los pasos de este tutorial, ingrese los datos de muestra en las siguientes celdas, como se muestra en la imagen a continuación. Las filas 3 y 4 se dejan en blanco para acomodar la fórmula de matriz creada durante este tutorial.

  • Ingrese el rango superior de datos en las celdas D1 a F2.
  • Ingrese el segundo rango en las celdas D5 a F11.

Este tutorial no incluye el formato visto en la imagen. Esto no afecta el funcionamiento de la fórmula de búsqueda. La información sobre las opciones de formato está disponible en este Tutorial básico de formato de Excel.

Crear una función ÍNDICE en Excel

La función ÍNDICE es una de las pocas funciones en Excel que tiene múltiples formas. La función tiene un formulario de matriz y un formulario de referencia. El formulario de matriz devuelve los datos reales de una base de datos o tabla de datos. El formulario de referencia proporciona la referencia de celda o la ubicación de los datos en la tabla.

En este tutorial, el formulario de matriz se utiliza para encontrar el nombre del proveedor de widgets de titanio en lugar de la referencia de celda a este proveedor en la base de datos.

Siga estos pasos para crear la función ÍNDICE:

  1. Seleccione la celda F3 para convertirla en la celda activa. Aquí es donde se ingresará la función anidada.
  2. Seleccione Fórmulas .
  3. Elija Búsqueda y referencia para abrir la lista desplegable de funciones.
  4. Seleccione ÍNDICE para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar argumentos.
  5. Elija array, row_num, column_num .
  6. Seleccione Aceptar para abrir el cuadro de diálogo Argumentos de función. En Excel para Mac, se abre el Generador de fórmulas.
  7. Coloque el cursor en el cuadro de texto Matriz.
  8. Resalte las celdas D6 a F11 en la hoja de trabajo para ingresar el rango en el cuadro de diálogo.

Deje abierto el cuadro de diálogo Argumentos de función. La fórmula no está terminada. Completará la fórmula en las instrucciones a continuación.

Inicie la función MATCH anidada

Al anidar una función dentro de otra, no es posible abrir el generador de fórmulas de la segunda función anidada para ingresar los argumentos necesarios. La función anidada debe escribirse como uno de los argumentos de la primera función.

Al ingresar funciones manualmente, los argumentos de la función están separados entre sí por una coma.

El primer paso para ingresar la función MATCH anidada es ingresar el argumento Lookup_value. Lookup_value es la ubicación o la referencia de celda para el término de búsqueda que debe coincidir en la base de datos.

El valor de búsqueda solo acepta un criterio o término de búsqueda. Para buscar varios criterios, extienda el valor de búsqueda concatenando o uniendo dos o más referencias de celda juntas usando el símbolo de y comercial (&).

  1. En el cuadro de diálogo Argumentos de función, coloque el cursor en el cuadro de texto Row_num.
  2. Ingrese COINCIDIR (.
  3. Seleccione la celda D3 para ingresar esa referencia de celda en el cuadro de diálogo.
  4. Ingrese & (el signo &) después de la referencia de celda D3 para agregar una segunda referencia de celda.
  5. Seleccione la celda E3 para ingresar la segunda referencia de celda.
  6. Ingrese , (una coma) después de la referencia de celda E3 para completar la entrada del argumento Lookup_value de la función MATCH.

En el último paso del tutorial, los valores de búsqueda se ingresarán en las celdas D3 y E3 de la hoja de trabajo.

Completa la función MATCH anidada

Este paso cubre la adición del argumento Lookup_array para la función MATCH anidada. Lookup_array es el rango de celdas que la función MATCH busca para encontrar el argumento Lookup_value agregado en el paso anterior del tutorial.

Como se identificaron dos campos de búsqueda en el argumento Lookup_array, se debe hacer lo mismo para Lookup_array. La función MATCH solo busca una matriz para cada término especificado. Para ingresar múltiples matrices, use el ampersand para concatenar las matrices juntas.

  1. Coloque el cursor al final de los datos en el cuadro de texto Row_num.El cursor aparece después de la coma al final de la entrada actual.
  2. Resalte las celdas D6 a D11 en la hoja de trabajo para ingresar el rango. Esta es la primera matriz que busca la función.
  3. Ingrese & (un ampersand) después de que la celda haga referencia a D6: D11. Esto hace que la función busque dos matrices.
  4. Resalte las celdas E6 a E11 en la hoja de trabajo para ingresar el rango. Esta es la segunda matriz que busca la función.
  5. Ingrese , (una coma) después de la referencia de celda E3 para completar la entrada del argumento Lookup_array de la función MATCH.
  6. Deje abierto el cuadro de diálogo para el siguiente paso en el tutorial.

Agregue el argumento de tipo MATCH

El tercer y último argumento de la función MATCH es el argumento Match_type . Este argumento le dice a Excel cómo hacer coincidir el valor de búsqueda con los valores en la matriz de búsqueda. Las opciones disponibles son 1, 0 o -1.

Este argumento es opcional. Si se omite, la función usa el valor predeterminado de 1.

  • Si Match_type = 1 o se omite, MATCH encuentra el valor más grande que sea menor o igual que el valor de búsqueda. Los datos de la matriz de búsqueda deben ordenarse en orden ascendente.
  • Si Match_type = 0, MATCH encuentra el primer valor que es igual al Lookup_value. Los datos de la matriz de búsqueda se pueden ordenar en cualquier orden.
  • Si Match_type = -1, MATCH encuentra el valor más pequeño que es mayor o igual que el Lookup_value. Los datos de la matriz de búsqueda deben ordenarse en orden descendente.

Ingrese estos pasos después de la coma ingresada en el paso anterior en la línea Row_num en la función INDICE:

  1. Ingrese 0 (un cero) después de la coma en el cuadro de texto Row_num. Esto hace que la función anidada devuelva coincidencias exactas a los términos ingresados ​​en las celdas D3 y E3.
  2. Ingrese ) (un corchete de cierre) para completar la función COINCIDIR.
  3. Deje abierto el cuadro de diálogo para el siguiente paso en el tutorial.

Termina la función ÍNDICE

La función MATCH está lista. Es hora de pasar al cuadro de texto Column_num del cuadro de diálogo e ingresar el último argumento para la función INDEX. Este argumento le dice a Excel que el número de columna está en el rango de D6 a F11. Aquí es donde encuentra la información devuelta por la función. En este caso, un proveedor de widgets de titanio.

  1. Coloque el cursor en el cuadro de texto Column_num.
  2. Ingrese 3 (el número tres). Esto le dice a la fórmula que busque datos en la tercera columna del rango D6 a F11.
  3. Deje abierto el cuadro de diálogo para el siguiente paso en el tutorial.

Crear la fórmula de matriz

Antes de cerrar el cuadro de diálogo, convierta la función anidada en una fórmula de matriz. Esto permite que la función busque varios términos en la tabla de datos. En este tutorial, se combinan dos términos: widgets de la columna 1 y titanio de la columna 2.

Para crear una fórmula de matriz en Excel, presione las teclas CTRL, MAYÚS y ENTRAR al mismo tiempo. Una vez presionada, la función está rodeada por llaves, lo que indica que ahora es una matriz.

  1. Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. En Excel para Mac, seleccione Listo .
  2. Seleccione la celda F3 para ver la fórmula y coloque el cursor al final de la fórmula en la barra de fórmulas.
  3. Para convertir la fórmula en una matriz, presione simultáneamente CTRL + SHIFT + ENTER .
  4. Aparece un error # N/A en la celda F3. Esta es la celda donde se ingresó la función.
  5. El error # N/A aparece en la celda F3 porque las celdas D3 y E3 están en blanco. D3 y E3 son las celdas donde la función busca encontrar los valores de búsqueda. Después de agregar datos a estas dos celdas, el error se reemplaza por información de la base de datos.

Agregar los criterios de búsqueda

El último paso es agregar los términos de búsqueda a la hoja de trabajo. Este paso coincide con los términos Widgets de la columna 1 y Titanio de la columna 2.

Si la fórmula encuentra una coincidencia para ambos términos en las columnas apropiadas de la base de datos, devuelve el valor de la tercera columna.

  1. Seleccione la celda D3 .
  2. Ingrese Widgets .
  3. Seleccione la celda E3 .
  4. Escriba Titanio y presione Entrar .
  5. El nombre del proveedor, Widgets Inc., aparece en la celda F3. Este es el único proveedor de la lista que vende Titanium Widgets.
  6. Seleccione la celda F3 . La función aparece en la barra de fórmulas sobre la hoja de trabajo.
 {= ÍNDICE (D6: F11, PARTIDO (D3 y E3, D6: D11 y E6: E11,0), 3)} 

En este ejemplo, solo hay un proveedor de widgets de titanio. Si había más de un proveedor, la función devuelve el proveedor que aparece primero en la base de datos.

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