Cómo crear una base de datos en Excel

Rastree contactos, colecciones y otros datos Los archivos de la base de datos de Excel facilitan la entrada, el almacenamiento y la búsqueda de información específica.

Rastree contactos, colecciones y otros datos

Los archivos de la base de datos de Excel facilitan la entrada, el almacenamiento y la búsqueda de información específica. Ya sea una lista personal de números de teléfono, una lista de contactos de una organización o una colección de monedas, Microsoft Excel tiene herramientas integradas para realizar un seguimiento de los datos y encontrar información específica.

Este artículo se aplica a Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel para Mac, Excel para Android y Excel Online.

Ingrese los datos

El formato básico para almacenar datos en una base de datos de Excel es una tabla. Una vez que se ha creado una tabla, use las herramientas de datos de Excel para buscar, ordenar y filtrar registros en la base de datos para encontrar información específica.

Para seguir este tutorial, ingrese los datos como se muestran en la imagen de arriba.

Ingrese las identificaciones de los estudiantes rápidamente

  1. Escriba las dos primeras ID, ST348-245 y ST348-246 , en las celdas A5 y A6, respectivamente.
  2. Resalte las dos ID para seleccionarlas.
  3. Arrastre el controlador de relleno a la celda A13 .

El resto de las ID de estudiantes se ingresan en las celdas A6 a A13 correctamente.

Ingrese los datos correctamente

Al ingresar los datos, es importante asegurarse de que se ingresen correctamente. Aparte de la fila 2 entre el título de la hoja de cálculo y los encabezados de las columnas, no deje ninguna otra fila en blanco al ingresar sus datos. Además, asegúrese de no dejar ninguna celda vacía.

Los errores de datos, causados ​​por una entrada de datos incorrecta, son la fuente de muchos problemas relacionados con la gestión de datos. Si los datos se ingresan correctamente al principio, es más probable que el programa le devuelva los resultados que desea.

Las filas son registros

Cada fila individual de datos en una base de datos se conoce como un registro. Al ingresar registros, tenga en cuenta estas pautas:

  • No deje filas en blanco en la tabla. Esto incluye no dejar una fila en blanco entre los encabezados de columna y la primera fila de datos.
  • Un registro debe contener datos sobre un solo elemento específico.
  • Un registro también debe contener todos los datos en la base de datos sobre ese elemento. No puede haber información sobre un artículo en más de una fila.

Las columnas son campos

Si bien las filas en una base de datos de Excel se denominan registros, las columnas se conocen como campos. Cada columna necesita un encabezado para identificar los datos que contiene. Estos encabezados se denominan nombres de campo.

  • Los nombres de campo se utilizan para garantizar que los datos de cada registro se ingresen en la misma secuencia.
  • Los datos en una columna deben ingresarse con el mismo formato. Si comienza a ingresar números como dígitos (como 10 o 20) continúe así. No cambie a mitad de camino y comience a ingresar números como palabras (como diez o veinte). Se consistente.
  • La tabla no debe contener columnas en blanco.

Crear la tabla

Una vez que se han ingresado los datos, se pueden convertir en una tabla. Para convertir datos en una tabla:

  1. Resalte las celdas A3 a E13 en la hoja de trabajo.
  2. Seleccione la pestaña Inicio .
  3. Seleccione Formato como tabla para abrir el menú desplegable.
  4. Elija la opción azul Estilo de tabla Medio 9 para abrir el cuadro de diálogo Formato como tabla.
  5. Mientras el cuadro de diálogo está abierto, las celdas A3 a E13 en la hoja de trabajo están rodeadas por una línea de puntos.
  6. Si la línea de puntos rodea el rango correcto de celdas, seleccione Aceptar en el cuadro de diálogo Formato como tabla.
  7. Si la línea punteada no rodea el rango correcto de celdas, resalte el rango correcto en la hoja de trabajo y luego seleccione Aceptar en el cuadro de diálogo Formato como tabla.

Las flechas desplegables se agregan al lado de cada nombre de campo y las filas de la tabla se formatean en azul claro y oscuro alternando.

Use las herramientas de la base de datos

Una vez que haya creado la base de datos, use las herramientas ubicadas debajo de las flechas desplegables al lado de cada nombre de campo para ordenar o filtrar sus datos.

Ordenar datos

  1. Seleccione la flecha desplegable junto al campo Apellido.
  2. Seleccione Ordenar de la A a la Z para ordenar la base de datos alfabéticamente.
  3. Una vez ordenado, Graham J. es el primer registro en la tabla y Wilson R es el último.

Filtrar datos

  1. Seleccione la flecha desplegable al lado del campo Programa.
  2. Seleccione la casilla de verificación junto a Seleccionar todo para borrar todas las casillas de verificación.
  3. Seleccione la casilla de verificación junto a Empresa para agregar una marca de verificación a la casilla.
  4. Seleccione Aceptar .
  5. Solo dos estudiantes, G.Thompson y F. Smith son visibles porque son los únicos dos estudiantes inscritos en el programa de negocios.
  6. Para mostrar todos los registros, seleccione la flecha desplegable junto al campo Programa y seleccione Borrar filtro de «Programa» .

Expandir la base de datos

Para agregar registros adicionales a su base de datos:

  1. Coloque el puntero del mouse sobre el pequeño punto en la esquina inferior derecha de la tabla.
  2. El puntero del mouse se convierte en una flecha de dos puntas.
  3. Presione y mantenga presionado el botón derecho del mouse y arrastre el puntero hacia abajo para agregar una fila en blanco al final de la base de datos.
  4. Agregue los siguientes datos a esta nueva fila:
    Celda A14: ST348-255
    Celda B14: Christopher
    Celda C14: A.
    Celda D14: 22
    Celda E14: Ciencia

Complete el formato de la base de datos

  1. Resalte las celdas A1 a E1 en la hoja de trabajo.
  2. Seleccione Inicio .
  3. Seleccione Combinar y centrar para centrar el título.
  4. Seleccione Color de relleno para abrir la lista desplegable de color de relleno.
  5. Elija Azul, Acento 1 de la lista para cambiar el color del fondo en las celdas A1 a E1 a azul oscuro.
  6. Seleccione Color de fuente para abrir la lista desplegable de colores de fuente.
  7. Elija Blanco de la lista para cambiar el color del texto en las celdas A1 a E1 a blanco.
  8. Resalte las celdas A2 a E2 en la hoja de trabajo.
  9. Seleccione Color de relleno para abrir la lista desplegable de color de relleno.
  10. Elija Azul, Acento 1, Más claro 80 de la lista para cambiar el color del fondo en las celdas A2 a E2 a azul claro.
  11. Resalte las celdas A4 a E14 en la hoja de trabajo.
  12. Seleccione Centrar para alinear al centro el texto en las celdas A14 a E14.

Funciones de base de datos

Sintaxis : Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

Donde D function es uno de los siguientes:

  • DAVERAGE
  • DESCUENTO
  • DCOUNTA
  • DGET
  • DMAX
  • DMIN
  • DPRODUCTO
  • DSTDEV
  • DSTDEVP
  • DSUM
  • DVAR
  • DVARP

Tipo : Base de datos

Las funciones de la base de datos son particularmente útiles cuando Google Sheets se utiliza para mantener datos estructurados, como una base de datos. Cada función de la base de datos, Dfunction, calcula la función correspondiente en un subconjunto de un rango de celdas considerado como una tabla de base de datos. Las funciones de la base de datos toman tres argumentos:

  • Database_arr es un rango, una matriz incrustada o una matriz generada por una expresión de matriz. Está estructurado de modo que cada fila después de la Fila 1 es un registro de base de datos y cada columna es un campo de base de datos. La fila 1 contiene las etiquetas para cada campo.
  • Field_str | num indica qué columna (campo) contiene los valores a promediar. Esto se puede expresar como el nombre del campo (cadena de texto) o el número de columna, donde la columna más a la izquierda se representaría como 1.
  • Criteria_arr es un rango, una matriz incrustada o una matriz generada por una expresión de matriz. Está estructurado de tal manera que la primera fila contiene los nombres de campo a los que se aplicarán los criterios (criterio) y las filas subsiguientes contienen las pruebas condicionales.

La primera fila en Criterios especifica los nombres de campo. Cada otra fila en Criteria representa un filtro, que es un conjunto de restricciones en los campos correspondientes. Las restricciones se describen mediante la notación de Consulta por ejemplo e incluye un valor que coincide o un operador de comparación seguido de un valor de comparación. Ejemplos de restricciones son: «Chocolate», «42», «> = 42» y «42». Una celda vacía significa que no hay restricción en el campo correspondiente.

Un filtro coincide con una fila de la base de datos si se cumplen todas las restricciones del filtro (las restricciones en la fila del filtro). Una fila (registro) de la base de datos satisface los Criterios si al menos un filtro coincide. Un nombre de campo puede aparecer más de una vez en el rango de Criterios para permitir múltiples restricciones que se aplican simultáneamente (por ejemplo, temperatura> = 65 y temperatura <= 82).

DGET es la única función de base de datos que no agrega valores. DGET devuelve el valor del campo especificado en el segundo argumento (de manera similar a un BUSCARV) solo cuando exactamente un registro coincide con los Criterios; de lo contrario, devuelve un error que indica que no hay coincidencias o coincidencias múltiples.

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