Administre datos en Excel con bases de datos, tablas, registros y campos

Excel no tiene las capacidades de administración de datos de los programas de bases de datos relacionales como SQL Server y Microsoft Access. Sin embargo, lo que puede hacer es servir como una base de datos simple que llena los requisitos de gestión de datos.

Excel no tiene las capacidades de administración de datos de los programas de bases de datos relacionales como SQL Server y Microsoft Access. Sin embargo, lo que puede hacer es servir como una base de datos simple que llena los requisitos de gestión de datos.

En Excel, los datos se organizan utilizando las filas y columnas de una hoja de trabajo. La función de tabla facilita la entrada, edición y manipulación de datos.

Estas instrucciones se aplican a las versiones de Excel 2019, 2016, 2013, 2010 y Excel para Office 365.

Términos de la base de datos: registros y campos

Una base de datos es una colección de información relacionada almacenada en uno o más archivos de computadora. A menudo, los datos se organizan en tablas de tal manera que se pueden actualizar, ordenar, corregir y filtrar fácilmente.

Una base de datos simple, como Excel, contiene toda la información sobre un tema en una sola tabla. Las bases de datos relacionales, por otro lado, consisten en muchas tablas con cada una que contiene información sobre temas diferentes pero relacionados.

Registros

En la terminología de la base de datos, un registro contiene toda la información o datos sobre un objeto específico en la base de datos. En Excel, cada celda en una hoja de trabajo contiene un elemento de información o valor.

Campos

Cada elemento de información en un registro de base de datos, como un número de teléfono o número de calle, se conoce como un campo . En Excel, las celdas individuales de una hoja de trabajo sirven como campos, ya que cada celda puede contener una sola pieza de información sobre un objeto.

Nombres de campo

Es vital organizar una base de datos para que pueda ordenar o filtrar los datos para encontrar información específica. Agregar encabezados de columna, conocidos como nombres de campo, facilita la entrada de datos en el mismo orden para cada registro.

Base de datos de muestra

En la imagen de arriba, cada estudiante tiene una fila separada en la tabla que contiene toda la información disponible sobre ellos.

Cada celda en una fila es un campo que contiene una pieza de información. Los nombres de campo en la fila del encabezado ayudan a garantizar que los datos permanezcan organizados manteniendo todos los datos sobre un tema específico, como nombre o edad, en la misma columna para todos los estudiantes.

Herramientas de gestión de datos de Excel

Además, Microsoft tiene varias herramientas de datos para facilitar el trabajo con grandes cantidades de datos almacenados en tablas de Excel y para ayudar a mantenerlo en buenas condiciones.

Usar un formulario para registros

Una de esas herramientas es el formulario de datos. Puede usarlo para buscar, editar, ingresar o eliminar registros, en tablas que contienen hasta 32 campos o columnas.

El formulario predeterminado incluye una lista de nombres de campo en el orden en que están organizados en la tabla, para garantizar que los usuarios ingresen los registros correctamente. Al lado de cada nombre de campo hay un cuadro de texto para ingresar o editar los campos de datos individuales.

Si bien es posible crear formularios personalizados, crear y usar el formulario predeterminado suele ser todo lo que se necesita.

Eliminar registros de datos duplicados

Un problema común con todas las bases de datos son los errores de datos. Además de los errores de ortografía simples o los campos de datos faltantes, los registros de datos duplicados pueden ser una preocupación a medida que la tabla de datos crece en tamaño.

Se puede utilizar otra de las herramientas de datos de Excel para eliminar estos registros duplicados, ya sea duplicados exactos o parciales.

Ordenar datos en Excel

Ordenar significa reorganizar los datos de acuerdo con una propiedad específica, como ordenar una tabla alfabéticamente por apellidos o cronológicamente del más antiguo al más joven.

Las opciones de ordenación de Excel incluyen la ordenación por uno o más campos, la ordenación personalizada, como por fecha u hora, y la ordenación por filas, lo que permite reordenar los campos en una tabla.

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