3 formas de ordenar por color en Excel

Además de ordenar por valores como texto o números, Microsoft Excel ofrece opciones personalizadas que le permiten ordenar sus celdas por orden de color. Nota Las instrucciones de este artículo se aplican a Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2019 para Mac y Excel 2016 para Mac.

Además de ordenar por valores como texto o números, Microsoft Excel ofrece opciones personalizadas que le permiten ordenar sus celdas por orden de color.

Nota Las instrucciones de este artículo se aplican a Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2019 para Mac y Excel 2016 para Mac.

Antes de ordenar

Antes de que se puedan ordenar los datos, Excel necesita saber el rango exacto para ordenar. Excel puede seleccionar áreas de datos relacionados, siempre que:

  • No hay filas o columnas en blanco dentro de un área de datos relacionados.
  • Las filas y columnas en blanco son entre áreas de datos relacionados.

Excel determina si el área de datos tiene nombres de campo y excluye estas filas de los registros que se ordenarán.

Permitir que Excel seleccione el rango a ordenar está bien para pequeñas cantidades de datos que se pueden verificar visualmente para garantizar:

  • Que se selecciona el rango correcto.
  • Que no hay espacios en blanco en el rango.
  • Que, después de la clasificación, los registros de datos están intactos y correctos.

Para grandes áreas de datos, la forma más fácil de garantizar que se seleccione el rango correcto es resaltarlo antes de comenzar la ordenación.

Si el mismo rango se va a ordenar repetidamente, el mejor enfoque es darle un Nombre .

Si se define un nombre para el rango que se va a ordenar, escriba el nombre en el Cuadro de nombre o selecciónelo de la lista desplegable asociada y Excel resaltará automáticamente el rango correcto de datos en la hoja de trabajo.

Ordenar por color de fondo de celda en Excel

Cualquier clasificación requiere el uso de un orden de clasificación. Al ordenar por valores, hay dos posibles órdenes de clasificación: ascendente y descendente. Sin embargo, al ordenar por colores, no existe dicho orden, por lo que definirá el orden de color en el cuadro de diálogo Ordenar .

En el ejemplo, para el rango de celdas A2 a D11, se utilizó el formato condicional para cambiar el color de fondo de las celdas de los registros en función de la edad de los estudiantes.

En lugar de cambiar el color de la celda de todos los registros de los estudiantes, solo los 20 años de edad o menos se vieron afectados por el formato condicional, y el resto no se vio afectado.

Estos registros se ordenaron por color de celda para agrupar los registros de interés en la parte superior del rango para facilitar la comparación y el análisis.

Los siguientes pasos muestran cómo ordenar los datos por color de fondo de la celda:

  1. Resalte el rango de celdas que se ordenarán (en el ejemplo, celdas A2 a D11).
  2. Seleccione Inicio .
  3. Seleccione Ordenar y filtrar para abrir una lista desplegable.
  4. Seleccione Ordenar personalizado en la lista desplegable para abrir el cuadro de diálogo Ordenar .
  5. Debajo del encabezado Ordenar por en el cuadro de diálogo, elija Color de celda en la lista desplegable.
  6. Cuando Excel encuentra diferentes colores de fondo de celda en los datos seleccionados, agrega esos colores a las opciones enumeradas bajo el encabezado Orden en el cuadro de diálogo.
  7. Bajo el encabezado Orden , seleccione el color rojo de la lista desplegable.
  8. Si es necesario, elija En la parte superior en el orden de clasificación para que los datos de color rojo estén en la parte superior de la lista.
  9. Seleccione Aceptar para ordenar los datos y cerrar el cuadro de diálogo.
  10. Los cuatro registros con el color del glóbulo rojo se agrupan en la parte superior del rango de datos.

Ordenar datos por color de fuente en Excel

Muy similar a la clasificación por color de celda, la clasificación por color de fuente organiza rápidamente los datos con texto de diferentes colores.

Puede cambiar el color de la fuente mediante el formato condicional o como resultado del formato de números, como cuando se muestran números negativos en rojo para que sean más fáciles de encontrar.

En la imagen, para el rango de celdas A2 a D11, se utilizó el formato condicional para cambiar el color de fuente de los registros de los estudiantes en función de sus programas de estudio:

  • Fuente roja: estudiantes matriculados en el programa de enfermería.
  • Fuente azul: estudiantes matriculados en el programa de ciencias

Estos registros se ordenaron por color de fuente para agrupar los registros de interés en la parte superior del rango para facilitar la comparación y el análisis.

El orden de clasificación para el color de fuente era rojo seguido de azul. Los registros con el color de fuente negro predeterminado no se ordenaron.

Aquí se explica cómo ordenar los datos por color de fuente:

  1. Resalte el rango de celdas que se ordenarán (en el ejemplo, celdas A2 a D11).
  2. Seleccione Inicio .
  3. Seleccione Ordenar y filtrar para abrir la lista desplegable.
  4. Seleccione Ordenar personalizado en la lista desplegable para abrir el cuadro de diálogo Ordenar .
  5. Bajo el encabezado Ordenar por en el cuadro de diálogo, elija Color de fuente en la lista desplegable.
  6. Cuando Excel encuentra diferentes colores de fuente en los datos seleccionados, agrega esos colores a las opciones enumeradas bajo el encabezado Orden en el cuadro de diálogo.
  7. Bajo el encabezado Orden , seleccione el color rojo en la lista desplegable.
  8. Si es necesario, elija En la parte superior en el orden de clasificación para que los datos de color rojo estén en la parte superior de la lista.
  9. En la parte superior del cuadro de diálogo, seleccione Agregar nivel para agregar el segundo nivel de clasificación.
  10. Para el segundo nivel, bajo el encabezado Orden , seleccione el color azul de la lista desplegable.
  11. Elija En la parte superior bajo el orden de clasificación para que los datos de color azul estén por encima de esos registros con la fuente negra predeterminada.
  12. Seleccione Aceptar para ordenar los datos y cerrar el cuadro de diálogo.
  13. Los dos registros con el color de fuente rojo se agrupan en la parte superior del rango de datos, seguidos de los dos registros azules.

Ordenar datos por iconos de formato condicional en Excel

Otra opción para ordenar por color es usar conjuntos de iconos de formato condicional para el orden de clasificación. Estos conjuntos de iconos ofrecen una alternativa a las opciones de formato condicional regular que se centran en los cambios de formato de fuente y celda.

Al igual que con la clasificación por color de celda, cuando se ordena por color de icono, el orden de clasificación se establece en el cuadro de diálogo Ordenar .

En el ejemplo anterior, el rango de celdas que contienen datos de temperatura para París, Francia, está formateado condicionalmente con el ícono luz de freno basado en las temperaturas máximas diarias para julio de 2014. Estos íconos se utilizan para ordenar el datos, con registros que muestran los iconos verdes agrupados primero, seguidos de los iconos ámbar y luego rojos.

Siga estos pasos para ordenar los datos por color de icono:

  1. Resalte el rango de celdas que se ordenarán (en el ejemplo, celdas A3 a B31).
  2. Seleccione Inicio .
  3. Seleccione Ordenar y filtrar para abrir la lista desplegable.
  4. Seleccione Ordenar personalizado en la lista desplegable para abrir el cuadro de diálogo Ordenar .
  5. Bajo el encabezado Ordenar por en el cuadro de diálogo, elija Icono de celda en la lista desplegable.
  6. Cuando Excel encuentra íconos de celda en los datos seleccionados, agrega esos íconos a las opciones enumeradas bajo el encabezado Ordenar en el cuadro de diálogo.
  7. Bajo el encabezado Orden , seleccione el icono verde de la lista desplegable.
  8. Si es necesario, elija En la parte superior debajo del orden de clasificación para que los datos con iconos verdes estén en la parte superior de la lista.
  9. En la parte superior del cuadro de diálogo, haga clic en seleccionar Agregar nivel para agregar el segundo nivel de clasificación.
  10. Para el segundo nivel, bajo el encabezado Orden , seleccione el icono ámbar o amarillo de la lista desplegable.
  11. Elija En la parte superior bajo el orden de clasificación, si es necesario. Esto coloca el segundo grupo de registros debajo de aquellos con iconos verdes, pero sobre todos los demás registros que se ordenan.
  12. Como solo hay tres opciones de iconos en este conjunto, no es necesario agregar un tercer nivel para ordenar los registros con iconos rojos. Son los únicos registros que quedan y se ubicarán en la parte inferior del rango.
  13. Seleccione Aceptar para ordenar los datos y cerrar el cuadro de diálogo.
  14. Los registros con el ícono verde se agrupan en la parte superior del rango de datos, seguidos de los registros con el ícono ámbar y luego aquellos con un ícono rojo.
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