¿Qué es el groupware?

Definición y beneficios del software de colaboración y software grupal El término groupware hace referencia a varios tipos de entornos de trabajo colaborativos compatibles con computadoras.

Definición y beneficios del software de colaboración y software grupal

El término groupware hace referencia a varios tipos de entornos de trabajo colaborativos compatibles con computadoras. Con un énfasis en la interoperabilidad y el trabajo colectivo en una configuración multiusuario, el software de colaboración funciona como un portal desde el cual los usuarios crean y actualizan documentos controlados por versiones, administran contenido en línea, comparten activos como calendarios y bandejas de entrada, y confieren a través de funciones de chat y mensajería .

En algunos casos, groupware es una herramienta independiente, como con la plataforma OnlyOffice para la colaboración de documentos o la plataforma Intuit Quick Base para la gestión de datos. En otros casos, el groupware funciona como un sistema de administración de contenido (como con WordPress) o como una intranet con todas las funciones (como con SharePoint).

El término groupware cubre implementaciones de software muy amplias y muy específicas. Sin embargo, lo que es común a cualquier definición es que más de un usuario colabora en el mismo entorno utilizando las mismas herramientas y procesos.

Beneficios y características de Groupware

Groupware permite que tanto los trabajadores en el sitio como los miembros del equipo dispersos geográficamente trabajen entre sí a través de Internet o una intranet. Estas aplicaciones de software generalmente brindan muchos beneficios:

  • Autenticación y registro : formas estándar de acceder al groupware, registros de quién hace qué, registros que cumplen con los requisitos legales de descubrimiento
  • Comunicación : herramientas de chat, grupos de discusión, buzones privados
  • Trabajo interactivo : encuestas, edición de archivos en tiempo real, gestión de tareas compartidas
  • Descubrimiento : almacenamiento central de archivos y activos de información respaldados por una herramienta de búsqueda sólida
  • Flujos de trabajo coordinados : procesos gestionados por el software colaborativo que maneja aprobaciones, revisiones, revisión, etc., así como soporte para procesos de gestión de proyectos
  • Gestión del conocimiento empresarial : wikis internos, documentos de referencia protegidos, marcadores de grupo, repositorios de contraseñas compartidas, historiales de control de versiones
  • Participación social y gestión de la reputación : grupos de usuarios, distintivos de perfil, personalización de perfil por parte de los usuarios, gamificación a través de niveles de usuario y concursos de participación

No solo los empleados de grandes empresas se benefician del uso de groupware. Para emprendedores y autónomos, estas herramientas permiten compartir archivos, colaborar y comunicarse fácilmente a través de proyectos con clientes remotos, todo desde la comodidad de la oficina en casa.

Diferentes soluciones de groupware admiten diferentes características. La mayoría de los entornos de groupware no ofrecen todas las características enumeradas anteriormente, pero muchos ofrecen un subconjunto en diferentes combinaciones. Uno de los desafíos para seleccionar la solución de groupware adecuada para una necesidad comercial dada radica en equilibrar las características que ofrece cada plataforma potencial en relación con las necesidades de la organización.

Ejemplos de software de groupware

Lotus Notes de IBM (o Lotus Software según el sitio web de Lotus de IBM) fue uno de los primeros paquetes de software de colaboración y todavía se usa en muchas oficinas en la actualidad. Microsoft SharePoint es otra solución de groupware importante que está bien establecida en grandes empresas.

Las principales suites integrales de groupware, más allá de las ofertas de IBM y Microsoft, incluyen:

  • G-Suite: la plataforma de correo electrónico, documentos y colaboración social de Google.
  • Zoho One: una suite centrada en los negocios para pequeñas y medianas empresas.
  • Salesforce: una plataforma para la gestión de la relación con el cliente.

Además, un floreciente ecosistema de groupware con casos de uso específico ofrece flexibilidad para buscar las mejores soluciones para su uso con, o en lugar de, un conjunto de groupware integral más costoso:

  • Basecamp: una herramienta de gestión de proyectos de pago popular.
  • Huddle: ofrece una cuenta gratuita pero limitada y cuentas pagas.
  • Xero: ofrece un completo sistema de contabilidad en línea en la nube.
  • WordPress: una plataforma gratuita para contenido basado en la web.
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