Cómo usar Outlook: 23 consejos para ahorrar tiempo

Ahorre tiempo en Outlook todos los días Si pasa gran parte de su día manejando el correo electrónico, hay muchas maneras de usar Outlook de manera más eficiente. Cambie los valores predeterminados para que coincidan con su forma de trabajar.

Ahorre tiempo en Outlook todos los días

Si pasa gran parte de su día manejando el correo electrónico, hay muchas maneras de usar Outlook de manera más eficiente. Cambie los valores predeterminados para que coincidan con su forma de trabajar. Utilice uno o dos métodos abreviados de teclado. Configure filtros para automatizar tareas. Y asegúrese de que Outlook se ejecute a la velocidad máxima. Echa un vistazo a los siguientes consejos y secretos, y recuperarás un poco de tiempo.

Las instrucciones de este artículo se aplican a Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 y Outlook para Office 365.

Archivar mensajes con un clic

Haz más rápido lo que haces tan a menudo. Configure acciones de un solo clic para administrar correos electrónicos con facilidad.

Simplifique las conversaciones

No ensucies tus carpetas de correo electrónico con mensajes que se citan en otro lugar. Descubra cómo usar Outlook para limpiar correos electrónicos automáticamente. Outlook moverá o eliminará esos correos electrónicos redundantes por usted.

Reenviar correos electrónicos

Vuelva a enviar un correo electrónico en Outlook para reutilizar su contenido, asunto o destinatarios en lugar de comenzar con un mensaje en blanco.

Mantenga los archivos de Outlook pequeños y rápidos

Si desea que Outlook sea rápido, mantenga pequeño el tamaño de su archivo PST principal. El archivo PST es donde Outlook almacena correos electrónicos, contactos, calendarios y más. Una forma de mantener pequeño el archivo PST es mover el correo antiguo a un archivo de almacenamiento separado, por ejemplo.

Configurar una respuesta automática fuera de la oficina o de vacaciones

Haga que Outlook responda en su nombre cuando no esté y no podrá responder a su correo electrónico. Esto le ahorra tiempo no solo cuando se pone al día después de las vacaciones, sino también todos los días de trabajo.

Mover correo electrónico rápidamente a cualquier carpeta

Si no configuró el archivo con un clic para una carpeta, Outlook tiene otra forma de mover correos electrónicos a carpetas rápidamente. Puede transferir mensajes usando el teclado, por ejemplo, o un botón práctico en la cinta.

Crear y usar plantillas de correo electrónico

Cuando redacte mensajes similares para diferentes destinatarios, guarde uno de estos correos electrónicos como una plantilla en Outlook para uso futuro. Enviarás el mismo correo electrónico, o uno similar, repetidamente con una velocidad envidiable.

Cambiar la fuente y el tamaño predeterminados de la fuente de Outlook

Si cree que la fuente que usa Outlook cuando redacta un mensaje o lee un correo electrónico es demasiado ancha, alta, pequeña, pequeña, grande o azul, cámbiela. Descubra cómo configurar la fuente precisa, el estilo de fuente y el color para usar de manera predeterminada para los correos electrónicos en Outlook.

Eliminar y silenciar una conversación

Cuando te encuentras vadeando correos electrónicos y conversaciones que son totalmente irrelevantes, Outlook puede ayudarte. Descubra cómo usar Outlook para eliminar una conversación completa y haga que Outlook elimine los correos electrónicos futuros en el mismo hilo automáticamente.

Filtre el correo de un remitente a una carpeta específica automáticamente

Comience con cualquier correo electrónico para configurar un filtro de Outlook que mueva automáticamente todos los mensajes futuros del mismo remitente a una carpeta específica.

Encuentra mensajes relacionados

En Outlook, encontrar todos los mensajes relacionados es fácil. Simplemente busque un nombre de contacto o palabras en la línea de asunto. Outlook enumera todos los mensajes que coinciden con sus términos de búsqueda.

Establecer la cuenta predeterminada para nuevos correos electrónicos

Asegúrese de que los nuevos mensajes que redacte comiencen con la dirección de correo electrónico probablemente seleccionada de Outlook.

Buscar dentro de un mensaje

¿Quieres encontrar algo en un correo electrónico largo? Descubra cómo usar Outlook para buscar el texto dentro de un mensaje de correo electrónico.

Programe correos electrónicos para ser entregados más tarde

Puede indicar a Outlook que envíe un mensaje solo en una fecha determinada o después. Esto es útil para eventos que ocurren regularmente, como un anuncio de reunión semanal.

Recuperar un mensaje rápidamente

¿Acaba de eliminar un correo electrónico en Outlook que no estaba listo para dirigirse a la carpeta Elementos eliminados? Aquí hay una manera simple de recuperar ese correo electrónico en un instante.

Configurar listas de distribución

Cree sus propias listas de correo en Outlook y envíe mensajes a grupos de personas fácilmente sin tener que escribir todas las direcciones de correo electrónico.

Eliminar archivos adjuntos de mensajes

Guarda el mensaje; pierde su gran tamaño Descubra cómo usar Outlook para eliminar archivos adjuntos (después de guardarlos en otro lugar) de los mensajes de correo electrónico. Puede recortar el tamaño de su buzón considerablemente.

Encuentra todo el correo de un remitente rápidamente

Outlook localiza todos los mensajes de un remitente en particular y se los muestra rápidamente con este consejo.

Configurar una carpeta ‘Todos los correos’

Vea todos los correos electrónicos enviados, recibidos, archivados y archivados para una cuenta en un solo lugar en Outlook.

Haga que solo se le envíe correo de Outlook Highlight

Cuando eres el único destinatario del correo electrónico, el mensaje suele ser más importante que si eres una de una docena de personas. Descubra cómo Outlook puede resaltar los mensajes que solo lo tienen en la línea Para.

Editar mensajes de correo electrónico recibidos

En lugar de reenviarse correos electrónicos a usted mismo o hacer una nota en otra parte de Outlook o posiblemente fuera de él, puede editar cualquier correo electrónico recibido y agregar su propio texto.

CC automáticamente: todo el correo que envíe

Outlook puede enviar una copia de cada mensaje que redacte a otra dirección de correo electrónico.

Expanda Outlook con complementos que ahorran tiempo

Complementos como ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen y Auto-Mate pueden mejorar su flujo de trabajo de Outlook al poner la información correcta cerca de sus dedos, filtrar de manera inteligente y automatizar tareas repetitivas.

Rate article
labsfabs.com
Add a comment