Agregar y usar un buzón compartido en Outlook y Office 365

Un buzón compartido permite que sus clientes, proveedores y otras personas envíen correos electrónicos a una dirección central donde todos los miembros de un equipo puedan ver y responder a esos mensajes.

Un buzón compartido permite que sus clientes, proveedores y otras personas envíen correos electrónicos a una dirección central donde todos los miembros de un equipo puedan ver y responder a esos mensajes.

¿Qué es un buzón compartido de Office?

Una de las formas más eficientes de compartir mensajes de correo electrónico con un grupo de personas es configurar un buzón compartido de Office 365. Con un buzón compartido, cada persona asignada al buzón tiene acceso completo a los mensajes. Pueden leer correos electrónicos entrantes, responder mensajes, reenviar mensajes y ver cómo otros han respondido al correo entrante.

Cuando un miembro del equipo responde a un mensaje de correo electrónico del buzón compartido, el correo electrónico se envía desde la dirección del buzón compartido, no desde la dirección de correo electrónico del individuo. El destinatario del correo electrónico solo ve la dirección del buzón compartido. Esto mantiene confidencial la dirección de correo electrónico individual de sus empleados y le da a su negocio una apariencia profesional.

Su organización puede crear tantos buzones compartidos como necesite. Los buzones compartidos no tienen nombres de usuario o contraseñas. El buzón compartido no requiere una licencia de Office 365, pero cada usuario asignado al buzón debe tener una suscripción a Office 365.

¿Por qué usar un buzón compartido de Office?

Los departamentos de servicio al cliente, recursos humanos o marketing que desean que el próximo miembro del equipo disponible responda los mensajes de correo electrónico entrantes son buenos ejemplos del uso efectivo de un buzón compartido. Cada persona asignada al buzón compartido puede ver y responder a cada mensaje en ese buzón.

Trabajar con un buzón compartido de Office 365 no se trata solo de correo electrónico. Se trata de ayudar a las personas de su organización a trabajar juntas de manera más eficiente. Junto con el buzón compartido, sus equipos tendrán acceso a una lista de contactos compartida y un calendario compartido. Con una lista de contactos compartida, todos en el grupo tienen acceso a direcciones de correo electrónico importantes. Con el calendario compartido, los miembros del grupo pueden ingresar sus citas en una ubicación central que todos en el grupo puedan ver.

Configurar un buzón compartido

Los buzones compartidos de Office 365 solo pueden ser configurados por el administrador de su suscripción de Office.

Siga estas instrucciones para configurar un buzón compartido:

  1. Inicie sesión en el Centro de administración de Office 365 con su cuenta de administrador.
  2. Seleccione Grupos> Buzones compartidos .
  3. Seleccione Agregar un buzón .
  4. En la página Agregar un buzón , escriba un nombre para el buzón compartido en el campo Nombre. Se crea automáticamente un alias de buzón en el campo Correo electrónico, pero puede cambiarlo a algo diferente. Después de haber nombrado el buzón compartido, seleccione Agregar para crear el buzón.
  5. En Pasos siguientes, seleccione Agregar miembros a este buzón .
  6. En la página de miembros de Buzón compartido, seleccione Agregar miembros .
  7. Coloque una marca de verificación junto a las personas que tendrán acceso al buzón compartido. Si no ve el nombre de una persona en la lista, escriba su nombre en el cuadro Buscar. Cuando haya terminado, seleccione Guardar .

Guardar correo electrónico enviado en el buzón compartido

Cuando alguien envía un mensaje de correo electrónico desde el buzón compartido, se guarda una copia de ese mensaje en su carpeta Elementos enviados, no en el buzón compartido. Si desea que estos correos electrónicos se guarden en el buzón compartido, edite la configuración del buzón compartido.

Aquí le mostramos cómo guardar los mensajes de correo electrónico enviados al buzón compartido:

  1. Seleccione Grupos> Buzones compartidos .
  2. Seleccione el buzón compartido.
  3. Seleccione Editar junto a la configuración de Elementos enviados.
  4. En la página Elementos enviados, mueva el control deslizante a la posición Activado para Copiar elementos enviados como este buzón y Copiar elementos enviados en nombre de este buzón. Cuando haya terminado, seleccione Guardar .

Use el buzón compartido en Outlook 2016, Outlook 2013 y Outlook 2010

Una vez que el administrador de su organización ha configurado el buzón compartido, sus usuarios no tienen que hacer nada para mostrar el buzón compartido en la versión de escritorio de Outlook. El buzón compartido se mostrará automáticamente en el panel Carpeta.

Para enviar un correo electrónico desde el buzón compartido:

  1. Abra Outlook
  2. Seleccione Nuevo correo electrónico para crear un nuevo mensaje.
  3. Seleccione De y elija el buzón compartido.
  4. Escriba su mensaje y seleccione Enviar .

Acceda al buzón compartido en Outlook en la web

Si desea trabajar con el buzón compartido en un navegador web, deberá agregarlo manualmente.

Para agregar el buzón compartido a la versión en línea de Outlook:

  1. Inicie sesión en su cuenta de Office 365 y seleccione la aplicación Outlook .
  2. En el panel de navegación, haga clic derecho en el nombre de su buzón y seleccione Agregar carpeta compartida .
  3. En el cuadro de diálogo Agregar carpeta compartida , escriba la dirección de correo electrónico del buzón compartido y luego seleccione Agregar .

Buzones compartidos y la aplicación móvil de Outlook

Los buzones compartidos no aparecen en la aplicación móvil de Outlook. Esto significa que si desea acceder a un buzón compartido desde su teléfono inteligente, deberá abrir un navegador y usar Outlook en la Web.

Notará una ligera diferencia en cómo trabaja con su cuenta de correo electrónico individual en Outlook y con el buzón compartido. Con el buzón compartido, usted y los miembros de su equipo trabajarán mejor juntos para responder los correos electrónicos de sus clientes, proveedores, vendedores y otros.

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