Aborde estos 7 problemas para mejorar sus llamadas de conferencia

Las llamadas de audioconferencia conllevan muchos beneficios para las reuniones de negocios y sociales, pero vienen con su propio conjunto de problemas comunes. No abordarlos puede significar la diferencia entre una reunión profesional, eficiente y efectiva y una llamada de conferencia de un pobre apenas entendido que no logra sus objetivos.

Las llamadas de audioconferencia conllevan muchos beneficios para las reuniones de negocios y sociales, pero vienen con su propio conjunto de problemas comunes. No abordarlos puede significar la diferencia entre una reunión profesional, eficiente y efectiva y una llamada de conferencia de un pobre apenas entendido que no logra sus objetivos. Aquí hay siete problemas comunes y cómo solucionarlos.

Ruido de fondo

Este es cualquier ruido que proviene de un participante aparte de su voz, como el ruido de las sillas, el ruido de fondo, los ruidos de la maquinaria, el susurro de papel, etc. Se obtienen estos ruidos principalmente con participantes que usan VoIP (protocolo de voz sobre Internet) porque el teléfono tradicional El teléfono tiene micrófonos dedicados y de corto alcance, mientras que VoIP funciona con un micrófono de dispositivo que es más sensible. Un ejemplo es el sistema de matriz de micrófonos en las computadoras portátiles. Algunas personas participan en conferencias usando sus dispositivos manos libres.

La única forma de remediar esta situación es informar a los participantes sobre los disturbios que están causando, lo cual se hace mejor a través de la comunicación antes de la conferencia telefónica. Por ejemplo, como organizador, es posible que desee hacer circular un correo electrónico sobre la etiqueta de la llamada de conferencia antes de la sesión.

Eco

El eco puede ser parte del ruido de fondo, pero es más técnico que eso. Alguien que participe en la llamada de conferencia podría tener problemas con su teléfono, tal vez carece de cancelación de eco, por ejemplo.

Alguien con eco normalmente se le pide que cuelgue. De nuevo, es importante tener una conciencia proactiva de cualquier problema técnico con los teléfonos y otros equipos utilizados en una llamada de conferencia.

Falta de gestión de presencia

En una llamada de audioconferencia, usa solo uno de sus sentidos: su audición. No verá personas con las que está hablando o escuchando. A menos que realice un seguimiento de cada entrada y salida en su llamada de conferencia, es posible que no se dé cuenta de su presencia una vez que esté en la conferencia.

Este problema permanece sin una solución definitiva hasta ahora. La primera herramienta que ofrece cualquier tipo de gestión de presencia es UberConference, que le permite ver quién está hablando, quién está aquí, quién no, etc. Varias de estas herramientas han surgido últimamente, algunas con interfaces visuales interesantes que representan a los participantes con iconos. La mejor manera de gestionar la presencia de los participantes puede ser una simple etiqueta: pida a cada persona que anuncie sus idas y venidas por cortesía.

Música en espera

La gente normalmente prepara la interfaz de sus teléfonos para su uso individual, pero nunca para llamadas de conferencia. Si bien puede ser bueno para alguien que ha sido puesto en espera escuchar música, será una molestia en una llamada de conferencia. Algunos participantes pueden poner la conferencia en espera mientras atienden alguna otra llamada o tarea, por ejemplo, agregando inadvertidamente un ambiente rítmico a la conferencia. Una vez más, vale la pena una campaña preliminar de concientización sobre ética.

Falta de liderazgo

En algunos casos, si un grupo no tiene un líder, el caos liderará en su lugar. Esto es especialmente probable en una conferencia. Una persona debe dirigir la discusión para asegurarse de que todos tengan suficiente tiempo para hablar y la atención necesaria, y volver a encaminar las cosas en caso de conflicto o francamente conflicto.

Mala gestión de materiales y documentos

Muchas conferencias se refieren a documentos, materiales y herramientas. La diseminación incorrecta de dicha información hace que algunos participantes estén en la oscuridad en ciertos puntos, lo que provoca desinterés. Tenga cuidado, entonces, de difundir la información y los documentos relevantes a todos los participantes mucho antes de que comience la conferencia.

Otra forma mejor es utilizar herramientas de colaboración en línea, lo que permite la interacción con dichos materiales.

Mala calidad de llamada

Esto sucede a menudo con el servicio VoIP, que depende de una serie de factores que incluyen ancho de banda, códecs, teléfonos y otros dispositivos. No hay mucho que pueda hacer al respecto si es el líder u organizador de la conferencia. El participante que sufre de mala calidad de voz debe abordar los problemas técnicos de su lado.

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